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So lassen sich Team-Aufgaben bestmöglich organisieren

In Zeiten von Home-Offices und Teams, die – über die ganze Welt verstreut – gemeinsam an kleinen und großen Projekten arbeiten, kommt der dezentralen Aufgabenverwaltung mit den richtigen Tools eine immer wichtigere Rolle zu. Doch worauf sollte man bei dieser Form des Projektmanagements achten und mit welchen Werkzeugen lassen sich Teamaufgaben bestmöglich organisieren? Dieser Beitrag zeigt es.

Notiz- und Post-it-Zettel sind noch kein Aufgabenmanagement

Wer kennt sie nicht, die sauber aufgereihten Post-it-Zettel, die in den Büros dieser Welt zahlreiche Monitore zieren. „Powerpoint bis Dienstag“ ist dort zu lesen oder „Meeting mit Reiner um 12:00“. Ist diese Aufgabe erledigt, findet der Notizzettel den Weg alles Irdischen – er landet im Papierkorb.

Doch ist das schon Aufgabenmanagement? Bedingt, allerdings fehlt dieser Methode ein ganz entscheidendes Detail: Sie ist nicht transparent für alle Beteiligten. Falls Sie künftig Ihre Aufgaben, die täglich an Sie gestellt werden, mit Ihren Kollegen und Kolleginnen teilen wollen, ist ein wenig mehr erforderlich als ein Aufgabenzettel oder die lustigen Post-it-Erinnerungen.

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Gemeinsame Aufgaben dezentral verwalten und steuern

Was also ist für das dezentrale Steuern von Teamaufgaben erforderlich? Nun, das hängt einerseits von der Größe des Teams ab und andererseits von seiner geografischen „Verteilung“. Soll heißen: Wenn Sie mit den Kollegen dasselbe Büro oder dasselbe Firmengebäude teilen, reicht eine anspruchsvolle ToDo-Liste möglicherweise schon aus, je nachdem, wie viele Personen an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind. Damit lassen sich einzelne Aufgaben sehr gut aufzeichnen, deren Zuständigkeiten bestimmten, Fälligkeiten terminieren und vieles mehr.

Immer und überall: damit gelingt das vernetzte Aufgabenmanagement

Diese ToDo-Listen sind zwar einfach zu bedienen und erfordern meist kaum Einarbeitung, für das vernetzte Arbeiten sind diese Werkzeuge allerdings nicht unbedingt zu gebrauchen. Hierfür sind andere Tools erforderlich, die beispielsweise Cloud-basiert funktionieren. Damit können Teams gemeinsam und gleichzeitig an Projekten arbeiten, die über alle Kontinente verstreut sind. Dann stellen nur noch so Dinge wie Zeitzonen und andere Dinge Herausforderungen dar.

Tools helfen bei der Koordinierung von Teamaufgaben

Mit den richtigen Tools lassen sich also Aufgaben zentral und dezentral verwalten und steuern. Was aber sollten die passenden Werkzeuge leisten? Nun, für die Beantwortung dieser Frage reicht ein Blick auf die Feature-List bekannter Software-Werkzeuge. Idealerweise kann man mithilfe des Aufgabenmanagement-Tools jederzeit und von überall auf seine Projekte zugreifen. Schön sind natürlich auch zugehörige Apps, die sich den Besonderheiten von Smartphone und Tablet anpassen.

Sieht man sich die Details der infrage kommenden Anwendungen an, ist eine übersichtliche Bedieneroberfläche ein Muss, genauso wie die Möglichkeit, Aufgaben beliebig zu sortieren und zu filtern, mit Kollegen zu chatten und in Echtzeit Veränderungen an Einträgen oder Terminen zu sehen.

Und sollten sich die Projekte mithilfe bestimmter Funktionen sogar statistisch auswerten lassen, schießt das ToDo-Werkzeug schon fast ein wenig über das Ziel hinaus.

Quelle: IT und Business Blogger Michael Hülskötter
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