Wir bei iOSXpert arbeiten seit über einem Jahrzehnt remote: Unser gesamter Vertriebs- und Beratungsprozess erfolgt zu mehr als 90 % ohne einen physischen Kontakt zum Kunden. Über die Jahre haben wir unsere Prozesse dadurch so optimiert, dass wir auch in der aktuellen Krisensituation mit gewohnter Qualität weiterarbeiten können – auch, wenn unser Team größtenteils von zu Hause arbeitet. Unsere Learnings möchten wir gerne mit Ihnen teilen, sowohl was den Einsatz unser Tools angeht, als auch unserer Prozesse.

Finden Sie hier eine Serie von Beiträgen, die sich auf die verschiedenen technischen Aspekte des Remote Working fokussieren:

Sie möchten mit Ihrem Team remote arbeiten? Unseren Daylite-Kunden helfen wir gerne kostenfrei bei der Einrichtung von Zoom, Acuity Scheduling und Slack oder beraten Sie zu den Möglichkeiten der weiteren Dienste. Vereinbaren Sie hier einen kostenfreien Termin:

 

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Wir haben alle Dienste, die wir in unserer Serie zum Remote Working vorstellen, in einem PDF zum Download für Sie zusammengestellt.

Eigentlich bringt ein MacBook oder ein iPad schon alles mit, was man für das Remote Working benötigt. Eine qualitativ hochwertige Kamera, ein Mikrofon und Lautsprecher. Es gibt jedoch Situationen, in denen man mit zusätzlicher Hardware das Remote Working noch weiter verbessern kann.

Wenn man häufig Videokonferenzen mit einer größeren Gruppe von Personen durchführt, lohnt sich die Anschaffung einer Konferenzkamera. Wir sind große Fans der HELLO 2 Cam der Firma Solaborate.

 

 

Das handliche Gerät ist nicht nur eine 4K fähige Videokamera mit einem sehr großen Aufnahmewinkel, sie hat auch mehrere Richtmikrofone, um die Stimmen aller im Raum gut hörbar zu machen. Ein unschlagbarer Vorteil ist aber, dass die Kamera eigentlich ein kleiner eigenständiger Computer mit einem Android Betriebssystem ist. Schließt man die HELLO über HDMI an ein beliebiges TV Gerät an, dient dieses nicht nur als Bild für die Videokonferenz, sondern auch als Bildschirm für den Android Computer, auf dem man die verschiedensten Videokonferenzsysteme installieren kann. So benötigt man für Videokonferenzen nicht noch einen extra Computer. Da man auf der HELLO Cam beliebige Apps installieren kann, ist man flexibel bei der Auswahl des präferierten Video-Konferenzsystems. Fast alle gängigen Konferenzsysteme werden unterstützt. Noch professioneller wird es, wenn man beim Hersteller nicht nur die Kamera bestellt, sondern auch den kompatiblen Multi-Touchscreen. Auf diesem kann man dann zusammen in einem Whiteboard arbeiten.

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Weitere Artikel aus unserer Serie zum Thema Remote Working:

Unser Kollege, der das nordamerikanische Office leitet, arbeitet immer remote. Auch wenn Videokonferenzen, Slack und Telefon gute Mittel sind, um über die Distanz zusammen zu arbeiten, hat uns stets die Möglichkeit gefehlt, mit dem Kollegen in Toronto spontan in ein Gespräch vor der Kaffeemaschine einzusteigen oder er einen Kollegen in seinem Büro besucht. Deshalb haben wir uns einen Telepräsenz-Roboter der Firma Double Robotics zugelegt. Genauer gesagt den Double 3. Das ist im Prinzip eine Kreuzung aus einem iPad mit verbesserter Kameratechnik und einem Segway Transporter. Über einen Browser oder wahlweise über eine App steuert unser Kollege das selbstbalancierte Gerät durch unsere Büroräume. Wie in einem Videospiel muss man einfach nur auf einen Zielort klicken, der Roboter fährt automatisch zum gewünschten Ziel.

 

 

Die hochauflösende Kamera hat einen exzellenten Zoom, so dass wir auch gemeinsam auf Bildschirme oder Whiteboards schauen können. Der Double Roboter kann in der Höhe verstellt werden, so dass man sowohl sitzend als auch stehend miteinander kommunizieren kann. Auch wenn bei der Anschaffung einige Kollegen skeptisch waren, mittlerweile möchte niemand mehr das Gerät missen. Besprechungen sind fast, als wäre unser Kollege vor Ort und die ungeplanten Besuche im Kollegenbüro sind inzwischen so selbstverständlich geworden wie ein Plausch mit den Kollegen, die physisch vor Ort sind.

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Weitere Artikel aus unserer Serie zum Thema Remote Working:

Hersteller:

Double 3 by Double Robotics

Immer wieder stellen wir fest, wie wichtig der persönliche Kontakt ist. Daher treffen wir uns in Zeiten des Remote Workings einmal am Tag online zu einem Zoom-Meeting, um uns gegenseitig ein Up-Date der anstehenden Aufgaben zu geben, aber auch, um einfach mal wieder zu quatschen.

Statt einfach nur zu telefonieren, laden wir auch unsere Kunden vorwiegend zu Zoom Meetings ein. Zoom ist ein Dienst, mit dem man auf einfache Weise Videokonferenzen durchführen kann. Jeder Teilnehmer einer solchen Videokonferenz kann seinen gesamten Bildschirm oder Teile davon freigeben. So kann man gemeinsam über ein Dokument diskutieren oder sich zusammen eine Webseite anschauen. Auf Wunsch kann man auch die Steuerung des entfernten Computers anfragen, um den Computer eines anderen Teilnehmers zu steuern.

 

 

Nutzt man das Online-Termin-Managementsystem Acuity Scheduling, kann man Zoom mit diesem Dienst verbinden. Online-Termin-Managementsysteme ermöglichen es, dass ein Kunde selbst einen Termin auf der Webseite buchen kann. Dann legt Acuity selbst eine Zoom Videokonferenz an und schickt den Link zur Einwahl zusammen mit der Termin-Bestätigungsmail. Zoom kann man mit Daylite über unsere Erweiterung ProductivityTools verbinden. Ist dies erfolgt, kann man mit einem Knopfdruck für jeden Termin ein Zoom Meeting erstellen. Mit den ProductivityTools lassen sich auch Terminbestätigungsmails so erstellen, dass der Link zum Zoom Meeting gleich enthalten ist.

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Online-Terminvereinbarungen rund um die Uhr

Telefonie, auch von zu Hause aus

Live-Chat auf unserer Webseite

Intelligente Kontaktformulare auf der eigenen Webseite

Slack für die interne Team-Kommunikation

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Jetzt neu: Zoom Integration für Daylite verfügbar!

 

Daylite HelpCenter:

ProductivityTools – Zoom Integration

Wie richte ich die Zoom Integration in Daylite ein?

Wie erstelle ich ein Zoom Meeting in Daylite?

Arbeitet man in einem Team, wird auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Kollegen im Home Office zur Herausforderung. Wir nutzen Slack, um uns schnell und einfach untereinander auszutauschen. Slack ist ein interner Firmenchat, der es nicht nur ermöglicht, Direktnachrichten auszutauschen, sondern mit sogenannten Channels arbeitet.

Ein Channel kann einem Thema, einem Projekt oder einer Abteilung entsprechen. Man kann für jeden Channel definieren, welche Kollegen darauf Zugriff haben. So ist man immer gewiss, dass alle relevanten Kollegen informiert sind, wenn man in den entsprechenden Channel schreibt. Darüber hinaus kann man in Slack auch Dateien miteinander austauschen und sogar Audio- und Videotelefonate führen. Eine passende iPhone App sorgt dafür, dass man auch unterwegs mit seinem Team in Kontakt bleiben kann.

 

 

Ein weiterer Vorteil sind die zahllosen Integrationsmöglichkeiten, die Slack bietet. So erhalten wir zum Beispiel automatisch eine Slacknachricht, wenn ein Kunde via Acuity einen Termin gebucht hat. Mit Hilfe unserer Erweiterung Marketing&Chat kann man Slack auch in Daylite integrieren. Die Integration ermöglicht es uns, eine Slack-Unterhaltung mit einem Daylite Projekt oder einer bestimmten Person zu verlinken. Gerade bei der Projektverlinkung ist es sehr hilfreich, dass man bei der bezahlten Variante von Slack auch Gastbenutzer einladen kann. So wickeln wir bei größeren Projekten mit Slack nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die mit dem Kunden ab, in dem wir ihn zu einem Projektchat einladen.

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Was ist Slack und wie melde ich mich an?

Was ist Marketing&Chat?

Wie nutze ich die Daylite Slack Integration?

>> weitere HelpCenter Artikel zum Thema Marketing&Chat

Wir setzen seit Jahren eine Telefonanlage der Firma STARFACE ein und arbeiten absolut störungsfrei damit. Diese Anlage gibt es sowohl als echte physische Telefonanlage als auch cloudbasierte Lösung. Vorteil der cloudbasierten Anlage ist, dass keinerlei Hardware benötigt wird. Die Telefonanlagenfunktionalität wird über das Internet bereitgestellt.

Als Endgerät kann man entweder ein physisches Telefon benutzen oder auch eine Software, die auf Mac und Windows Rechnern läuft. Das MacBook wird zum vollwertigen Telefon. Die STARFACE Software bietet die Möglichkeit, eingehende und ausgehende Telefonate zu führen und dabei den Mac als Mikrofon und Lautsprecher zu benutzen. (Klappt natürlich auch mit einem angeschlossenen Headset, wie zum Beispiel den Apple AirPods).

Darüberhinaus zeigt die Software auch alle Nebenstellen der Kollegen an. So erkennt man, wer gerade spricht und welcher Kollege frei ist. Praktisch bedeutet dies für uns, dass alle Kollegen zwar in ihrem Home Office sitzen, aber trotzdem auf eingehende Telefonate reagieren können. Auch das Weiterleiten von Gesprächen ist mit einem Mausklick möglich.

 

 

Mit Hilfe der Daylite Erweiterung Fone&Text lässt sich die STARFACE Telefonanlage mit Daylite verbinden. Dies ermöglicht es nicht nur, per Klick in Daylite einen Kontakt anzurufen, sondern zeigt bei eingehenden Telefonaten mit dem ersten Klingeln an, wer da gerade anruft.

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Der neue Starface Client: Nehmen Sie ihr Telefon doch einfach mit!

 

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Was ist Fone&Text?

Wie verwende ich Fone&Text mit meiner Starface Telefonanlage?

Wie starte ich mit Fone&Text einen Anruf aus Daylite heraus?

>> weitere HelpCenter Artikel zum Thema Fone&Text

Kontaktformulare auf dem Mac, CRM auf Apple, iPad und iPhone

Ein Kontaktformular ist der einfachste Schritt, um mit Kunden über die eigene Webseite in Kontakt zu treten. Auch wir bieten auf unserer Website ein Kontaktformular an. Mit Pflichtfeldern können wir sicherstellen, dass ein Kunde oder Interessent uns alle Informationen übermittelt, die wir für die weitere Bearbeitung seiner Anfrage benötigen. Unsere Kontaktformulare haben wir mit Hilfe des Formulardienstes Wufoo erstellt. Dieser Dienst ermöglicht es auch Nicht-Programmierern, auf einfache Weise ein Kontaktformular zu erstellen und Pflichtfelder zu definieren. In Wufoo erstellte Formulare können dann per Copy & Paste in eine bestehende Webseite eingefügt werden, oder man kann über einen Link auf das Formular verweisen.

 

 

Über unsere Daylite Erweiterung WebForms lässt sich das Wufoo Formular direkt mit Daylite verbinden. Alle Informationen, wie Name und Adresse, die ein Kunde in das Formular eingibt, werden automatisch zu Datensätzen in Daylite. So sparen wir uns das manuelle Anlegen von Personendatensätzen.

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Daylite HelpCenter:

Was ist WebForms?

Welche Daylite Vorgänge können mit WebForms automatisiert werden?

Wie richte ich WebForms ein?

Wie erstelle ich ein Wufoo Kontaktformular für meine Webseite?

Wie importiere ich Webseitenformulare in Daylite?

>> weitere HelpCenter Artikel zum Thema WebForms

Eine eigene aktuelle Webseite ist ein wichtiges Fundament, um mit seinen Kunden in Kontakt zu bleiben. Noch besser ist es, den Webseitenbesuchern eine direkte Kommunikationsmöglichkeit zur Verfügung zu stellen.

Die Besucher von iosxpert.biz begrüßen wir mit unserem Chat System, mit dem man direkt mit einem unserer Teammitglieder chatten kann. Möglich macht dies der Service Olark. Olark bietet die Möglichkeit, mit wenigen Klicks einen ansprechenden Online-Chat auf der eigenen Webseite zu integrieren. Während Olark auf der Kundenseite die Chatmöglichkeit anbietet, benutzen die Kollegen auf der iOSXpert Seite ein Chatprogramm, wie Adium oder Trillian, um komfortabel auf Kundenanfragen reagieren zu können. Alternativ kann man sich auch auf der Olark Webseite einloggen, um mit den Kunden zu chatten.

 

Hat gerade mal niemand Zeit oder ist der Chat – zum Beispiel nachts – unbesetzt, merkt das Olark und wechselt in den „Away Modus“. In diesem Modus wird dem Webseitenbesucher angeboten, eine Nachricht zu hinterlassen, die man dann bequem per E-Mail beantworten kann. Wir waren nach der Einführung positiv überrascht, wie viele Kunden täglich unser Chatangebot nutzen.

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Hersteller:

Olark Webseite

Wir möchten es unseren Kunden so einfach wie möglich machen, einen Termin mit uns zu vereinbaren. Daher nutzen wir einen Online-Termin-Service – in unserem Fall Acuity Scheduling.

 

 

In Acuity haben wir buchbare Zeiträume festgelegt. Unser Team bietet grundsätzlich immer die Slots zwischen 10:00 Uhr – 13:00 Uhr sowie zwischen 14:00 Uhr – 18:00 Uhr an. Sobald ein Termin über Acuity gebucht wird, erhalten wir eine Benachrichtigung. So ist jeder über seine Termine auf dem Laufenden.
Um Doppelbuchungen eines Slots zu vermeiden, haben wir unseren Daylite Kalender mit Acuity verbunden. Möglich macht dies unsere Erweiterung ProductivityTools. Trägt ein Kunde via Acuity oder ein Kollege direkt in Daylite einen Termin ein, ist dieser Zeitraum auf unserer Webseite nicht mehr buchbar.

Jeder von uns hat selbst schon mal einen Termin verpasst oder sich geärgert, wenn ein Kundentermin geplatzt ist. Mit Acuity können wir automatisiert Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS-Nachricht versenden. Wir definieren, wann und in welchen zeitlichen Abständen unsere Kunden an einen Termin erinnert werden. Das Beste: Diese Terminerinnerungen können wir frei an unser Design anpassen.

Die Benutzung von Acuity hat mehrere Vorteile für uns:

  • Wir sparen sehr viel Zeit bei der Terminvereinbarung, da die manuelle Abstimmung mit dem Kunden entfällt.
  • Wir bieten mehr Service für unser Kunden, weil diese nun auch außerhalb unserer Geschäftszeiten einen Termin mit uns vereinbaren können.
  • Die „No Show Rate“ bei Terminen ist gegen Null gesunken, weil die Kunden an den Termin erinnert werden und in der Erinnerungsmail die Möglichkeit haben, den Termin zu verschieben oder zu stornieren.

 

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Online Termin Management mit Acuity und Daylite

 

Daylite HelpCenter:

Über Acuity Scheduling – Online-Terminvereinbarung

Was sind die ProductivityTools?

Wie richte ich die Acuity Integration für einen Arbeitsplatz ein?

Wie richte ich die Acuity Integration für mehrere Arbeitsplätze ein?

 

Corona stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Sie möchten Vorsichtsmaßnahmen treffen und mit Ihrem Team von zu Hause arbeiten? Wir wissen, wie Sie das am Besten machen können und helfen Ihnen gerne.

Wir von iOSXpert arbeiten schon immer ortsunabhängig. Neben Daylite als CRM-System und STARFACE für die Telefonie nutzen wir hierfür Zoom, um online mit Kunden zu kommunizieren und Slack, um den schnellen Informationsaustausch zwischen Kollegen zu gewährleisten.

Das Wissen um die richtigen Tools und deren Einsatz möchten wir gerne mit Ihnen teilen. Deshalb bieten wir Ihnen 2 Termine an, um sich praktische Tipps zum Thema Remote Working abholen zu können.

Wir bieten Ihnen zwei Termine am 17.03.2020, 16:00 Uhr, sowie 20.03.2020, 10:00 Uhr, für ein kostenloses Webinar an.

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