Blog - iOSXpert Neuigkeiten

Wir haben das regnerische Wetter im April genutzt, um gleich 4 neue Funktionalitäten für unsere Zeiterfassungs- und Controllingerweiterung Time&Budget für Sie zu entwickeln. Wenn Sie bereits intensiv mit Time&Budget arbeiten, werden Sie die neuen Funktionen begeistern.

Budget-Schwellenwerte

Die Schwellenwerte in Projekten helfen Ihnen dabei, schnell zu erkennen, ob Sie sich noch im geplanten zeitlichen oder finanziellen Projektbudget befinden. Nichts ist schlimmer als von Engpässen überrascht zu werden. Mit der Schwellenwertfunktion von Time&Budget können Sie wahlweise einen prozentualen oder einen Euro-Wert angeben. Bei dessen Überschreitung zeigt Ihnen eine Grafik innerhalb des internen Projektberichts an, wie weit Sie sich der von Ihnen gesetzten Schwelle annähern. So sehen Sie auf einen Blick, wenn zum Beispiel schon 75% des Projektbudgets verbraucht sind.

Bisher konnten Sie je einen Schwellenwert für Ihr finanzielles Budget und einen Schwellenwert für das zeitliche Budget hinterlegen.

Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Schwellenwerte zu definieren. Und nicht nur das: Sie können jetzt auch Standardschwellenwerte in den Einstellungen von Time&Budget hinterlegen. So vergisst niemand mehr, die Schwellenwerte in einem Projekt einzutragen, weil sie bei der Projektanlage schon automatisch gesetzt werden.

Notizen zu Ausgaben umwandeln

Schon heute nutzen wir die Daylite Notizen als Basis für die Erfassung von Fremdkosten und Reisezeiten innerhalb von Time&Budget. Bis jetzt mussten Sie als Anwender immer über das Icon der Kostenerfassung gehen, um eine Ausgabe samt Beleg in Daylite zu erfassen.

Ab sofort können Sie jede Notiz in Daylite in eine Ausgabe umwandeln. Besonders interessant ist diese neue Funktion im Zusammenspiel mit unserer Erweiterung DayliteDocs. So können Sie jetzt Belege automatisch in Daylite einscannen und diese mit einem Klick zu einer Ausgabe konvertieren.

Automatische Ausgaben

Um das Thema Ausgabenerfassung dreht es sich auch bei dieser Funktion. Oft werden zur Fertigstellung eines Projekts bestimmte Geräte oder Räume benötigt, die Kosten erzeugen. Denken Sie zum Beispiel an einen Beamer, den Sie mieten müssen oder ein Tonstudio, dessen Nutzung Kosten erzeugt. Wenn Sie solche Objekte vielleicht heute schon in Daylite zu Planungszwecken als Ressource hinterlegt haben, werden Sie sich um so mehr über unseren neuen Automatismus freuen. Ab sofort kann jeder Ressource eine Kostenregel hinterlegt werden. Wenn Sie nun einen Time&Budget relevanten Termin mit einer solchen Ressource verknüpfen, kann anhand der Dauer des Termins und der ausgewählten Ressource eine Ausgabe generiert werden. Diesen Vorgang können Sie sogar automatisieren. Ein Hintergrundprozess überprüft all Ihre verwendeten Ressourcen, erzeugt eine Ausgabe und kann optional auch noch eine Kontrollaufgabe für den Projektleiter generieren.

Gruppierte Fakturierung in Time&Budget

Immer wieder haben sich Kunden von uns gewünscht, die Übergabe von in Time&Budget erfassten Zeiten an Fakturierungssysteme wie sevDesk oder Quickbooks noch etwas übersichtlicher zu machen. In den Rechnungen sollten nicht alle geleisteten Einzelpositionen erscheinen, sondern nur die Aufgabe, der die Einzeltermine zu Grunde liegen.
Die Gruppen-Fakturierung macht genau das. Die Summe aller Einzeltermine wird als ein Wert an der abzurechnenden Aufgabe ausgewiesen, und diese kann dann an das Fakturierungsprogramm übergeben werden. So erhalten Sie ein übersichtliches und “aufgeräumtes” Layout Ihrer Rechnungen. Sie haben die Möglichkeit, nicht mehr alle einzelnen Arbeitsschritte auf Ihrer Rechnung, sondern nur noch die Sammelpositionen aufzuführen.

Time&Budget jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

Sie haben noch kein Time&Budget? Schon ab 10,00 €* monatlich oder 108,00 €* jährlich können Sie Ihr Daylite zu einem umfassenden Projekt- und Controlling-Werkzeug erweitern.

(Daylite muss geöffnet & das iOSXpert PluginCenter installiert sein)

Wir helfen Ihnen gerne!
Fragen? Kontaktieren Sie unser Team oder besuchen Sie unser HelpCenter.

20. Mai 2019/von iOSXpert

BETA: Kanban-Boards jetzt in Daylite integriert

Ein übersichtliches, agiles Projektmanagement-Tool mit visualisiertem Workflow und einfacher Bearbeitung per Drag&Drop – genau das haben wir uns in der Projektplanung gewünscht. Mit der Integration von Kanban-Boards in die iOSXpert Erweiterung Time&Budget haben wir genau das realisiert. Die Kanban-Integration in Daylite ist für uns eine kleine Revolution, denn sie hebt Ihre Projektplanung auf eine vollkommen neue Ebene.

Ursprünglich wurde Kanban von Toyota zur Optimierung der Produktionsprozesse entwickelt. Später wurde Kanban immer häufiger in der Software-Entwicklung und zunehmend auch in anderen Branchen zur Projektplanung eingesetzt. Wir haben im Internet ein Video der Firma XO Projects gefunden, das Kanban anschaulich erläutert.

So sieht ein Kanban-Projekt in Daylite aus:

Anschaulicher kann Projektplanung kaum sein. Jede Spalte steht für einen Bearbeitungsstatus (offen, in Bearbeitung, ausstehend, usw.). Sie können ganz nach Ihrem Bedarf individuell neue Spalten ergänzen, benamen und beliebig viele Tickets, sprich Aufgaben, erstellen. Jeder Aufgabe weisen Sie über die Kategorie eine Farbe zu. Wird ein Ticket bearbeitet oder erledigt, wird es einfach per Drag&Drop in die entsprechende Spalte verschoben. Sofort passt sich automatisch der Aufgaben-Status an. Teammitglieder, die Aufgaben innerhalb des Projektes übernehmen oder mit dem Projekt verknüpft sind, werden in Swimlanes angezeigt. Tickets können einfach per Drag&Drop an andere Projektmitarbeiter delegiert werden. Das ist Projektplanung zum „Anfassen“.

Ihr Projektmanagement wird bedeutend übersichtlicher: Auf einen Blick erfassen Sie sofort, welche Aufgaben noch offen sind, bereits bearbeitet werden und wer für welche Aufgabe gerade verantwortlich ist. Überfällige Aufgaben werden rot hinterlegt. So identifizieren Sie sofort Engpässe oder Verzögerungen.

Gehören Sie zu den Ersten, die Daylite mit Kanban-Boards testen dürfen und erleben Sie, wie Sie nahezu spielerisch Projekte planen können. Bewerben Sie sich hier per E-Mail als Beta-Tester:

An BETA teilnehmen!

Sie haben noch kein Time&Budget? Schon ab 10,00 € monatlich oder 108,00 € jährlich können Sie Ihr Daylite zu einem umfassenden Projekt- und Controlling-Werkzeug erweitern.

16. April 2019/von iOSXpert

Wichtige Information für unsere Web&Map Kunden

Erst gestern haben wir erfahren, dass XING plant, die API-Schnittstelle für den Adressexport zu schließen.

Was bedeutet dies für Sie als Web&Map Kunde?

Der Adressimport Ihrer XING-Kontakte in Daylite über Web&Map wird leider nicht mehr möglich sein. Es hat sich bereits länger abgezeichnet, dass XING – ähnlich wie LinkedIn – die Exportfunktion mehr und mehr einschränkt. War es bis vor 5 Jahren noch möglich, XING-Kontakte zu exportieren, hat XING später den Export nur noch für einzelne Kontakte im vCard Format zugelassen. Allein über die API-Schnittstelle zu Fremdsystemen blieb die Adressexport-Funktion erhalten.

Die Entscheidung von XING, die Schnittstelle nun ganz zu schließen und so die Kommunikation mit externen Systemen zu unterbinden, bedauern wir sehr. Getrieben wurde dieser strategische Entschluss – davon ist auszugehen – allein von finanziellen Interessen. Es gilt das Prinzip: Kunden werden gezwungen, nur die XING-Plattform zu nutzen, um ihre Adressen zu verwalten.

Um Adressinformationen generell von Webseiten zu übernehmen, bieten wir gegenwärtig als kostenfreien Bestandteil unseres PluginCenters einen ImportAssistenten an. Wir prüfen gerade, ob der ImportAssistent technisch so angepasst werden kann, um künftig auch Kontakte aus den XING Webseiten zu übernehmen.

Die Funktion des ImportAssistenten haben wir in einem HelpCenter-Artikel zusammengefasst:

Mehr erfahren

Wir behalten die Entwicklung bei XING weiterhin im Auge. Sobald sich eine Veränderung abzeichnet, bieten wir Ihnen gerne eine alternative Lösung an.

4. April 2019/von iOSXpert

Automatische Geburtstagsmails mit Mailchimp & Daylite

Marketing&Chat jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

Viele unserer Kunden nutzen die Mailchimp-Anbindung über die iOSXpert Erweiterung Marketing&Chat und haben bisher eine Funktion vermisst: Ab sofort können Sie die Geburtstage Ihrer Kontakte, die Sie in Daylite hinterlegt haben, an Mailchimp übergeben. Umgekehrt können Sie auch Geburtstage, die in Mailchimp erfasst sind, in Daylite hinterlegen. Mailchimp ist damit in der Lage, automatisch Geburtstags-E-Mails zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Mit dieser Funktion werden Ihre Mailings noch genauer personalisiert: Zeigen Sie Ihren Kunden mit automatisierten Geburtstagswünschen Ihre Wertschätzung und beweisen Sie gleichzeitig, dass Customer Success kein Fremdwort für Sie ist.

Lesen Sie in unserem HelpCenter-Artikel, wie Sie diese neue Funktion nutzen können oder buchen Sie noch heute einen Schulungstermin, um diese neue Möglichkeit für sich zu nutzen.

(Daylite muss geöffnet & das iOSXpert PluginCenter installiert sein)

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27. Februar 2019/von iOSXpert

Wissen statt raten: Sales Analysis und Sales Forecast

• Wie kaufe ich iOSXpert Berichte und Listen?

Kein Unternehmensbereich ist so zahlengetrieben wie der Vertrieb. Wie sieht der Forecast aus? Wie kann ich mein Vertriebspotential optimieren? Auf sein Bauchgefühl kann sich schon lange niemand mehr verlassen. Daylite bietet Ihnen bereits einige Werkzeuge, um den Vertrieb zielgenau zu steuern. Als strategische Planungsinstrumente bietet Ihnen iOSXpert nun 2 neue Berichte an: Sales Analysis und Sales Forecast.

Sales Analysis

Optimieren Sie Ihr Vertriebspotential durch eine differenzierte Analyse Ihrer Verkaufschancen: Welche Verkaufschance wurde abgeschlossen, welche haben Sie verloren. Definieren Sie einen Zeitraum, um zu analysieren, welches Umsatzvolumen und wie viele Chancen aus welchen Gründen gewonnen, verloren, aufgeschoben oder verworfen wurden. Diese Gründe können Sie in den Daylite-Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Eine Gruppierung nach Kategorien deckt weiteres Optimierungspotential auf und stellt die Gründe übersichtlich tabellarisch dar. Ebenso werden Anzahl und Volumen der Chancen als Kuchendiagramme dargestellt, um die Verteilung stets im Blick zu behalten. Die Farbgebung ist klar und kann über den Report-Designer Ihrem Corporate-Design angepasst werden.

Sales Forecast

Betrachten Sie Ihre Vertriebschancen aus einer neuen Perspektive. In nur einem Report erhalten Sie eine Übersicht über Ihre vergangenen und zukünftigen Vertriebschancen, können schnell Entscheidungen treffen oder vorhandene Prozesse verbessern.

Der Report ist hoch-individuell anpassbar an Ihre Bedürfnisse:

Wählen Sie alle Vertriebschancen oder eine Ihrer angelegten Smartlisten mit einer Auswahl von Vertriebschancen.
Der Wert der Vertriebschance kann nach Volumen, nach Warenkosten oder Profit definiert werden.
Für noch offene Vertriebschancen kann der Wert anhand der eingetragenen Wahrscheinlichkeit oder im Verhältnis zu der erreichten Pipeline-Stufe dargestellt werden (bei 2 von 4 Stufen = 50%).
Die Zeitabschnitte können als Wochen, Monate, Quartale und Jahre dargestellt werden.
Sie können einstellen, wie viele Zeitabschnitte Sie in der Zukunft und/oder der Vergangenheit betrachten.

Die nun ausgewählten Parameter bestimmen, welche Chancen dargestellt werden. Bei der Darstellung können Sie definieren, ob Sie die Chancen gruppiert nach:

Chancenkategorie
Chancentyp
Eigentümer/Vertriebler
Produkte & Services

darstellen möchten.

Die Y-Achse stellt neben dem Volumen der Vertriebschance auch die Anzahl der Chancen dar.
Somit haben Sie in nur einem Report einen „Werkzeugkasten“ für nahezu jede Controlling-Frage.

Nützliche HelpCenter-Artikel zu diesem Thema:

• Wie nutze ich einen iOSXpert Bericht?

• Wie passe ich einen iOSXpert Bericht an?

Berichte und Drucklayouts jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

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27. Februar 2019/von iOSXpert

Das Web in Daylite öffnen

Web&Map jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

Als Web&Map Benutzer kennen Sie schon den Vorteil, Webseiten und Dienste innerhalb von Daylite zu nutzen.
Ab sofort können Sie jede in Daylite gespeicherte Webadresse auch innerhalb des Web-Reiters öffnen.
Ein kleines blaues Safari-Icon neben der Webadresse öffnet den Link im Web-Reiter Ihres Datensatzes. So müssen Sie Daylite nicht mehr verlassen, wenn Sie Informationen auf der Webseite Ihres Kunden einholen wollen.

Für alle, die Webseiten über das Etikett der Adresse öffnen, haben wir auch hier eine Wahlmöglichkeit eingebaut.

Nützliche HelpCenter-Artikel zu diesem Thema:

(Daylite muss geöffnet & das iOSXpert PluginCenter installiert sein)

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27. Februar 2019/von iOSXpert

Formatierungsoptionen für E-Mail-Vorlagen

• Wie benutze ich eine E-Mail Vorlage der ProductivityTools?

Nachdem wir Ende letzten Jahres mit der E-Mail Vorlagen-Funktion als Bestandteil unserer beliebten ProductivityTools den Umgang mit E-Mail Vorlagen verbessert haben, legen wir dieses Jahr noch mal einen drauf. Ab sofort können Sie auch formatierte E-Mail Vorlagen erstellen.

Nutzen Sie also nicht nur unsere erweiterten und vereinfachten Ersetzungsmöglichkeiten, sondern formatieren Sie zum Beispiel Ihre E-Mails mit Farben, Fett- und Kursiv-Schriften. Wir wissen, dass dies unseren Vorlageneditor zwar verbessert, aber noch nicht den Wunsch vieler Anwender erfüllt, auch echte HTML-gestaltete E-Mails aus Daylite zu versenden.

Umso schöner ist es für uns, Ihnen als Leser unseres Blogs schon jetzt mitteilen zu können, dass Sie sich in einem unserer nächsten Updates genau darauf freuen dürfen.

Nützliche HelpCenter-Artikel zu diesem Thema:

• Was sind die ProductivityTools?

ProductivityTools jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

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27. Februar 2019/von iOSXpert

FinanceConnector in modernem Design

• Wie kann ich die Rechnungsinformationen mit dem FinanceConnector einsehen?

Mit dem neuen Update unseres FinanceConnectors profitieren Sie von einer besseren Übersicht und einem moderneren Design.
So haben Sie noch schneller den Überblick, wie viel Umsatz Sie mit einem Kunden machen oder ob es noch offene Rechnungen gibt, ohne Daylite zu verlassen.

Abhängig von Ihrem an Daylite angebundenen Fakturierungssystem können Sie ab sofort nicht nur die Rechnung als PDF downloaden, sondern auch direkt zum Rechnungsdatensatz im Fakturierungssystem springen.

Der neue Eintrag „Hilfe“ gibt Ihnen direkten Zugriff auf die für den FinannceConnector relevanten Artikel in unserem HelpCenter.

Darüber hinaus haben wir auch die Möglichkeit implementiert, Artikelstammdaten aus dem Fakturierungssystem in Daylite zu importieren und Angebote, die in Daylite erfasst wurden an das Rechnungssystem zu übergeben.

Eine genaue Übersicht, welche Funktionalitäten Ihnen beim Einsatz eines bestimmten Fakturierungssystems zur Verfügung stehen, finden Sie hier.

Nützliche HelpCenter-Artikel zu diesem Thema:

• Was ist der FinanceConnector?

• Wie übergebe ich Daylite-Kontakte mit dem FinanceConnector an mein Fakturierungsprogramm?

FinanceConnector jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

(Daylite muss geöffnet & das iOSXpert PluginCenter installiert sein)

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27. Februar 2019/von iOSXpert

Wichtige Information für unsere Daylite 6 Self-Serve und Daylite Legacy Kunden