Herausforderungen bei der Auswahl eines passenden CRM-Systems und die Ermittlung der Kosten
In der modernen Geschäftswelt ist ein effizientes Customer Relationship Management (CRM)-System unverzichtbar. Doch bei der Auswahl des richtigen CRM-Systems stehen Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen. Darüber hinaus ist die Ermittlung der tatsächlichen Kosten komplexer als es auf den ersten Blick erscheinen mag, da zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden müssen.
Herausforderungen bei der Auswahl eines CRM-Systems
- Bedarfsanalyse: Der erste Schritt besteht darin, den genauen Bedarf des Unternehmens zu ermitteln. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an ein CRM. Kleine Firmen benötigen oft einfache Lösungen, während größere Unternehmen möglicherweise umfassendere Funktionen wie Marketing-Automatisierung, Vertriebsanalysen und Kundensupport integrieren müssen.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit. Ein CRM-System sollte intuitiv und leicht zu bedienen sein, damit es von den Mitarbeitern auch tatsächlich genutzt wird. Komplexe Systeme, die umfangreiche Schulungen erfordern, können die Akzeptanz erschweren.
- Skalierbarkeit: Unternehmen sollten ein CRM wählen, das mit ihnen wachsen kann. Eine Lösung, die heute perfekt scheint, könnte in wenigen Jahren nicht mehr ausreichen, wenn das Unternehmen expandiert.
- Integration mit bestehenden Systemen: Ein CRM sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Kompatibilitätsprobleme können zu zusätzlichen Kosten und Verzögerungen führen.
- Datenschutz und Sicherheit: Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa sind Datenschutz und Datensicherheit kritische Faktoren bei der Auswahl eines CRM-Systems. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Kunden sicher gespeichert und verarbeitet werden.
Ermittlung der Kosten für ein CRM-System
Die Kosten für ein CRM-System setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:
- Anschaffungskosten: Dies sind die unmittelbaren Kosten für den Kauf oder die Lizenzierung der Software. Sie können je nach Anbieter und gewähltem Modell (On-Premise oder Cloud-basiert) stark variieren.
- Beratungskosten: Oftmals benötigen Unternehmen externe Unterstützung, um das passende CRM-System auszuwählen und zu implementieren. Dies kann Beratungsgebühren für spezialisierte Dienstleister beinhalten, die bei der Analyse der Anforderungen und der Auswahl des richtigen Systems helfen.
- Trainingskosten: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das CRM-System effektiv nutzen können, müssen Schulungen durchgeführt werden. Diese können intern oder extern organisiert werden und sollten in die Gesamtprojektkosten einfließen.
- Laufende Kosten: Zu den laufenden Kosten gehören Lizenzgebühren für Cloud-Lösungen, Wartungskosten und mögliche Kosten für Upgrades oder zusätzliche Funktionen.
- Versteckte Kosten: Diese können durch notwendige Anpassungen, Datenmigration oder Integrationsprobleme entstehen. Unternehmen sollten einen Puffer in ihrem Budget einplanen, um unvorhergesehene Ausgaben abzudecken.
Fazit
Die Auswahl eines passenden CRM-Systems ist eine bedeutende Entscheidung, die strategisch angegangen werden sollte. Unternehmen müssen ihre spezifischen Anforderungen klar definieren und die Gesamtkosten einschließlich aller Nebenkosten sorgfältig kalkulieren. Durch eine gründliche Analyse und Planung können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur das richtige CRM-System auswählen, sondern auch im Rahmen ihres Budgets bleiben und den maximalen Nutzen für ihre Kundenbeziehungen erzielen.
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