Digitale Belege statt Papierberge
Als Gründer und Selbstständiger werden Sie von vielen Seiten mit Papier überfrachtet. Im zweiten Teil unser Serie Grundlagen der Buchführung helfen wir Ihnen herauszufinden, was davon für Ihre Buchführung relevant ist.
Bei den meisten Unternehmern trudeln regelmässig ein: Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Briefe von Finanzamt und Behörden und natürlich Verträge oder schriftliche Vereinbarungen.
Papierberge
Bisher ist es bei (jungen) Unternehmen oft so, dass bestimmte Unterlagen gesammelt und monatlich oder quartalsweise an den Steuerberater übermittelt werden, damit dieser ihre Buchführung erstellt und somit die gesetzlichen Anforderungen in diesem Bereich erfüllt (s. Artikel 1 „Was ist Buchführung?”).
Nicht selten werden sämtliche Unterlagen außerdem vorher kopiert, denn andernfalls hat das Unternehmen während der Bearbeitung durch den Steuerberater selbst die entsprechenden Daten nicht mehr zur Hand. Nach Rückgabe der Unterlagen durch den Steuerberater werden dann die Duplikate vernichtet und die originalen Dateien aus dem Pendelordner in die Ablage gegeben.
Dieser Weg ist umständlich, zeitintensiv und macht erfahrungsgemäß wenig Spaß. Viele Gründer setzen daher zunehmend auf digitale Belegverarbeitung bzw. /-verwaltung.
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System ins Chaos bringen: Digitalisierung
Dazu können Sie einen einfachen Ablauf installieren. Zuerst werden die eintreffenden Unterlagen klassifiziert. Dazu gibt es die drei Kategorien
Papierkorb
Verkehrspost
Dauerunterlagen
Zur ersten Kategorie gehört alles, was auch in Papierform nicht langfristig aufbewahrt wird. Dazu zählen bspw. Flyer, Infopost, Kataloge und sonstige Werbung, aber auch Dinge wie die Einladungen von Geschäftspartnern oder die Agenda für eine Veranstaltung die Sie besuchen möchten.
Kategorie 1: Ablage „P”
Die Unterlagen der ersten Kategorie werden (manchmal) gelesen, zur Kenntnis genommen und nach relativ kurzer Zeit direkt in den Papierkorb geworfen. Hier ist keine Digitalisierung notwendig.
Kategorie 2: Geschäftsbetrieb
In die zweite Kategorie fallen Unterlagen, die im laufenden Geschäftsbetrieb entstehen und – z.B. für die Buchführung – aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, das Kassenbuch, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen (falls diese in Papierform zur Verfügung gestellt werden), oder Belege von privat bezahlten Firmenausgaben.
Diese Dokumente können Sie mit einem Paginierstempel mit einer fortlaufenden Nummer versehen, eingescannen und als PDF-Datei in entsprechend benannte Ordner speichern. Sie können bspw. einen Ordner für Rechnungen, einen für Lieferscheine und einen für die laufenden Unterlagen der Bank anlegen. Hier können Sie sich – falls bereits ein sinnvolles Ablagesystem besteht – durchaus an bestehenden Strukturen orientieren.
Aus dem Scan-Ordner können die Dateien dann regelmäßig – z.B. einmal pro Woche – in ein Dokumenten-Management-System hochladen werden, in dem i.d.R. dieselbe Ordnerstruktur abgebildet werden kann. Als Programm bieten sich die gängigen Systeme wie Dropbox, Google oder Evernote an. Unter Datenschutzgesichtspunkten macht es allerdings auch durchaus Sinn, sich mit deutschen Alternativ-Anbietern wie CenterDevice oder CloudSafe zu beschäftigen.
Die gestempelten Originaldateien werden nun nach ihren fortlaufenden Nummern in Kartons abgelegt und archiviert. Sobald ein Karton voll ist, wird er auf der Vorderseite mit den enthaltenen Nummern gekennzeichnet – also z.B. 00001 – 00354.
Wenn man ein bestimmtes Dokument sucht, findet man also digital auf dem Scan die Paginiernummer und kann dann im entsprechenden Karton nachschauen.
Besonders Wagemutige streichen in dieser Kategorie die Papierablage komplett, es ist allerdings noch nicht sicher, dass das Finanzamt rein digitale Unterlagen als Nachweis für die Buchführung anerkennt. Wir empfehlen daher, diese Dokumente sicherheitshalber aufzubewahren.
Kategorie 3: Wichtig! Archivieren!
Die dritte Kategorie schließlich umfasst alle Dokumente, die dauerhafte Wirkung haben und daher als Urkunden archiviert werden müssen. Dazu gehören z.B. Verträge und Bescheinigungen wie die Eintragung ins Handelsregister oder die Erteilung der Steuernummer durch das Finanzamt.
Diese Unterlagen können ebenfalls gescannt und in einen separaten Ordner hochgeladen werden, allerdings werden hier die Originale nicht paginiert und im Karton versteckt, sondern ganz klassisch im Ordner abgelegt und im Original ins Regal gestellt. In dieser Kategorie geht es weniger darum nur noch mit dem digitalen Beleg zu arbeiten, sondern vielmehr um die Möglichkeit von jedem Ort auf alle entsprechenden Dokumente zugreifen zu können.
Bei Unternehmen mit externen Partnern für die Buchführung (Buchführungsdienstleister, Steuerberater) kann es sich durchaus anbieten, diesen die Belege künftig auch digital zur Verfügung zu stellen – zusätzlich zur internen Arbeit mit digitalen Dokumenten. Dazu könnten bspw. ganz einfach die Freigaben für die dafür nötigen Ordner – Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kasse, Bank und privat bezahlt – mit dem Buchführungs-Partner geteilt werden.
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Papierkram im eigenen Unternehmen vermeiden
Somit können Sie sich einiges an Papierkram im eigenen Unternehmen ersparen und nebenbei Ihre Abläufe beschleunigen. Auch das Phänomen der Dokumente am falschen Ort – man selbst ist zuhause und das gerade benötigte Dokument im Büro oder andersherum – verliert seinen Schrecken. Alle Unterlagen werden mobil verfügbar.
Jetzt wissen Sie, wie Sie den Belegfluss zwischen Ihnen und Ihrem Buchführungs-Dienstleister ganz leicht vereinfachen können.
Im nächsten Teil geht es darum , wie Sie Geld sparen können, wenn Sie Ihre Buchführung selbst erledigen – bleiben Sie am Ball!
Gastautorin Marion Orthmann?
Marion Orthmann ist Geschäftsführerin der fidelus GmbH & Co. KG. Für Gründer sowie kleine und mittlere Unternehmen entwickelt sie mit ihrem Team in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen/ Controlling und Verwaltung passgenaue und individuelle Lösungen für den Bedarf des Kunden – egal ob Einrichtung, Beratung/ Schulung oder laufende Begleitung. Weitere Informationen finden Sie auf www.fidelus.de.
Mit freundlicher Genehmigung ApfelOffice
