Hunderte von Aufgaben auf 15 Mitarbeiter und viele Projekte zu verteilen kann eine Herausforderung sein. Bei iOSXpert sind wir in der glücklichen Lage, nicht nur ein sehr flexibles Tool wie Daylite zu verwenden, sondern auch ein Entwicklungsteam zu haben, mit dem wir Daylite noch besser machen können. In diesem Text beschreiben wir, vor welchen Herausforderungen wir im Bereich des Aufgabenmanagements stehen und wie wir diese mit Daylite bewältigen. Wir haben über die Jahre viele verschiedene Methoden und Tools ausprobiert und nun die richtige Mischung aus Detailliertheit und Pragmatismus gefunden.
➡️ Aufgaben – woher kommen sie und was ist wichtig?
➡️ Übersicht der offenen Aufgaben
Warum wir mit Aufgaben und Projekten arbeiten
Der Einsatz von Aufgaben und Projekten in Verbindung mit einem kleinen Regelwerk hilft uns, die folgenden Fragen kontinuierlich zu beantworten:
- Wann beginnt etwas?
- Wie lange dauert es, bis etwas erledigt ist?
- Wer ist für die Bearbeitung zuständig?
- Wann kann etwas frühestens begonnen werden?
- Welche Aufgaben müssen zurückgestellt werden, wenn etwas dazwischen kommt?
- Welcher Kollege kann mir Arbeit abnehmen?
Aufgaben – woher kommen sie und was ist wichtig?
Aufgaben im Sinne einer Daylite Aufgabe entstehen bei uns aus den unterschiedlichsten Quellen. Es gibt die Aufgabe, die ein Teammitglied manuell in Daylite einträgt und an einen Kollegen oder sich selbst delegiert.
Dann gibt es Aufgaben, die Daylite automatisch erstellt, weil sie Teil einer Projekt- oder Opportunity-Pipeline sind.
Bei uns gibt es auch eine Reihe von Aufgaben, die automatisch erstellt werden. Das kann die Aufgabe sein, eine Person in Daylite hinzuzufügen, die durch ein Formular auf unserer Website oder die Anmeldung zu unserem Newsletter erzeugt wird, oder eine Automatisierung von Zapier.
Über Automatismen oder die in Daylite eingebaute Delegationsfunktion findet bereits eine erste Sortierung statt, nämlich die Zuweisung des Teammitglieds, das die Aufgabe erledigen soll.
Hier gilt die alte Regel, dass am besten immer eine Person für eine Aufgabe verantwortlich ist!
Wir versuchen immer, die Aufgaben mit den wichtigsten Kriterien zu versehen:
- Wer soll es tun?
- Was soll getan werden?
- Wie lange wird es voraussichtlich dauern?
- Um welche Art von Arbeit handelt es sich?
- Ist die Aufgabe Teil eines Projekts?
All diese Informationen können in Daylite auf Aufgabenebene erfasst werden. Wenn es sich um Aufgaben handelt, die aus einer Pipeline, einem Aktivitätensatzoder einer Automatisierung erstellt wurden, können diese bereits vorausgefüllt werden. Das spart Zeit.
Übersicht der offenen Aufgaben
In Daylite gibt es verschiedene Listen, die einen Überblick über die offenen Aufgaben geben sollen. In vielen Fällen sind diese Listen sehr hilfreich.
Uns fehlte jedoch eine Ansicht, die uns auch visuell bei der Planung unserer Ressourcen im Haus unterstützt. Deshalb haben wir die Ansichten Meine Tickets und Alle Tickets in unsere Boards-Erweiterung implementiert.
Tickets sind eine andere, visuell bessere Darstellung einer Aufgabe.
Die Ansicht Alle Tickets ist ein Board, das alle offenen Tickets (Aufgaben) eines oder mehrerer Teams im Haus visualisiert. Wir verwenden dieses Board hauptsächlich für die Ressourcenplanung.
Ressourcenplanung mit Meine Tickets und Alle Tickets
Jedes Team hat einmal pro Woche ein Meeting, das in der Regel nur 15-20 Minuten dauert. Gemeinsam schauen wir uns auf dem Board alle Aufgaben des Teams an, die ein Startdatum in den nächsten Wochen haben. Jetzt entscheiden wir gemeinsam, welcher Kollege noch Luft hat, um Aufgaben zu übernehmen und wer Aufgaben besser an ein anderes Teammitglied abgibt. Wenn es zu viele Aufgaben für die einzelnen Teammitglieder gibt, wird entschieden, welche Aufgaben auf die nächste Woche verschoben werden müssen. Die geschätzte Dauer der Aufgaben spielt hier natürlich eine besondere Rolle. Sie hilft uns, schnell zu erkennen, wer zu viel Arbeit hat und deshalb Aufgaben abgeben oder verschieben muss.
Deshalb ist es wichtig, dass jeder vor dem Meeting einen Blick auf sein persönliches Aufgabenboard wirft und hier, soweit er es selbstständig kann, schon ein wenig aufräumt, priorisiert und ggf. bei Aufgaben die geschätzte Dauer ergänzt.
Die Aufgabenplanung im Team erfolgt bei uns immer auf Wochenbasis. An welchem Tag jeder einzelne Kollege seine Aufgaben erledigt, entscheidet er für sich selbst. Hier hilft es, im Board Meine Tickets in die Wochentagsansicht zu wechseln. Auch hier ist die geschätzte Dauer eine unverzichtbare Information, um richtig planen zu können.
Aufgabe und Zeiterfassung
Die Aufgabe beschreibt das ToDo und den geschätzten Aufwand, der mit der Aufgabe verknüpfte Termin stellt die tatsächlich benötigte Zeit dar – Das ist unser Leitsatz für den Umgang mit Aufgaben und Terminen.
Darüber hinaus haben wir einige Regeln für die Zeiterfassung in unserer Projekterweiterung Time&Budget festgelegt:
Je nach Art der Tätigkeit (bei uns z.B. Softwareentwicklung, Beratung und Support) muss es ein Projekt oder eine Verkaufschance geben, mit der ein Termin verknüpft ist. Um dies zu gewährleisten, muss jeder Termin eine Kategorie haben.
Um sicherzustellen, dass man nicht vergisst, einem Termin eine Kategorie und ggf. ein Projekt zuzuordnen, haben wir an verschiedenen Stellen Hinweise und auch Zwänge bei der Eingabe in Daylite implementiert.
Da man Termine in Daylite an den unterschiedlichsten Stellen eingeben kann, ist dies eine kleine Herausforderung.
Hier einige Beispiele, wie Termine in Daylite erfasst werden können und wo wir welche Sicherheitsmechanismen eingebaut haben
Am sichersten ist die Tageserfassung, die Teil von Time&Budget ist. Dieser Dialog ermöglicht es, alle Aufgaben an einer zentralen Stelle in Daylite zu sehen und aus einer Aufgabe automatisch einen Termin zu generieren. Die Verwendung dieses Dialogs spart nicht nur Zeit bei der Zeiterfassung, sondern stellt auch sicher, dass bei Tätigkeiten, die einen Projektbezug erfordern, immer ein Projekt ausgewählt wird.
Ein weiterer Bereich, in dem Zeit für eine Aufgabe erfasst wird, ist das Projekt, mit dem eine Aufgabe verknüpft ist. Mitarbeiter, die projektbezogen arbeiten, haben oft das Projekt in Daylite geöffnet, weil sie dort auch alle Informationen finden, die für das Projekt relevant sind. Hier kommt der Copilot ins Spiel. Wenn ich diesen im Projekt öffne, habe ich eine Tageserfassung, die alle Aufgaben des Projektes anzeigt. Mit der Maus kann ich nun eine Aufgabe auswählen und dann einfach die aufgewendete Zeit in der Kalenderansicht eintragen.
Ein ähnliches Copilot Widget ist überall dort verfügbar, wo man in Daylite eine Aufgabe auswählen kann. In den Copilot Widgets ist es leider nicht möglich, den Link zu einem Projekt oder die Auswahl zu erzwingen. Deshalb haben wir ein kleines Warnsymbol neben der Kategorieauswahl implementiert, das Sie daran erinnert, die Kategorie nicht zu vergessen.
Zu guter Letzt finden Sie in Time&Budget einen Kontrollbericht, der Ihnen alle Termine ohne Kategorie anzeigt, sowie alle Termine, die aufgrund ihrer Kategorie ein verknüpftes Projekt haben müssten, aber keines haben.
Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten
Wenn Sie konsequent mit der geschätzten Dauer in Aufgaben arbeiten und die Erfassung Ihrer Ist-Zeiten wie oben beschrieben auf Basis Ihrer Aufgaben durchführen, hat dies einen enormen Nutzen.
In den Projektauswertungen von Time&Budget können Sie nun erkennen, für welche Aufgaben Sie mehr oder weniger Zeit benötigt haben, als Sie kalkuliert hatten. Dies hilft Ihnen, zukünftige Projekte noch realistischer zu planen und somit Angebote zu erstellen, bei denen Sie sich nicht verkalkulieren.
Fazit
Die oben beschriebene Vorgehensweise sorgt nicht nur für eine gute und transparente Planung, auch die Zeiterfassung und Auswertung von Projekten wird vereinfacht und erfolgt quasi automatisch.
Hier noch einmal die wichtigsten Voraussetzungen in Stichworten:
Planung
- Aufgaben immer mit geschätzter Dauer erfassen
- Aufgaben sollten immer eine Kategorie haben
- Aufgaben möglichst mit Projekten verknüpfen
- Aufgaben wöchentlich besprechen
- Meine Tickets und Alle Tickets Boards zur besseren Übersicht nutzen
Zeiterfassung
- Termine aus Aufgaben generieren
- Tageserfassung nutzen
- Nutzung Copilot Widget
Auswertung
- Datenqualitätsbericht zur Kontrolle nutzen
- geschätzte Dauer & Termingenerierung aus Aufgaben ergibt SOLL/IST-Vergleich
