Immer dann, wenn größere und kleinere Projektbudgets zu verwalten sind, kommt es maßgeblich auf das richtige Software-Werkzeug an, dass Ihnen hilft, den Überblick nicht zu verlieren und Kosten einzelnen Aufgaben und Arbeiten zuordnen zu können. Die Rede ist von der Budgetkontrolle, also der genauen Kostenerfassung, mit der sich Arbeiten exakten Preisen zuordnen lassen. Genau davon soll in diesem Beitrag die Rede sein.
Budgetkontrolle ist vor allem für kleinere Firmen wichtig
Gerade Freiberufler und kleinere Unternehmen gehen mit ihren Projektbudgets oft recht unachtsam um, da nicht jede Aktivität, nicht jedes Telefonat und nicht jeder Arbeitsschritt mithilfe eines passenden Software-Tools akribisch festgehalten wird. Doch genau das ist speziell bei kleineren Projekten, bei denen kein unendliches Budgets zur Verfügung steht, von enormer Wichtigkeit. Denn wenn keine exakte Übersicht darüber besteht, welches Projekt welche Ausgaben verursachen, kann der Kostenrahmen schnell gesprengt werden und am Ende zahlt der Auftragnehmer drauf.
Kosten richtig zuordnen und definieren
Am Anfang der richtigen Kostenerfassung steht zunächst einmal die richtige Zuweisung von Projektbeteiligten und Aktivitäten, denn jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Stundensatz, den es zu berücksichtigen gilt. Ist dieser Stundensatz im Software-Werkzeug erfasst, kann jeder Projektbeteiligte seine Arbeiten gemäß seines Satzes so abrechnen, wie es im Gesamtbudget vorgesehen ist. Damit gelingt die Budgetkontrolle auf Basis von realen Daten, ohne dass das Gesamtergebnis verfälscht wird. Dasselbe gilt natürlich auch für das Definieren von Erlösen, die genauso zu einem Projekt dazu gehören.
Mit den richtigen Parametern das Projekt im Blick behalten
Selbst wenn Sie trotz der Hektik laufender Projekte die Kostenkontrolle mithilfe einer ausgefeilten Software-Anwendung „im Griff“ haben, kann es trotzdem passieren, dass der vereinbarte Kostenrahmen schneller ausgeschöpft wird als erwartet. Damit Sie hiervon rechtzeitig in Kenntnis gesetzt werden und alle Beteiligten (vor allem den Kunden) darüber informieren können, müssen Sie von Anfang an die richtigen Parameter definieren, die Ihnen Auskunft darüber geben, wie viel Spielraum Sie bei einem bestimmten Projekt in Sachen Budget noch haben.
Stellen Sie daher sicher, dass innerhalb eines Projekts die sogenannten Schwellenwerte realistisch festgelegt werden, damit Sie rechtzeitig sehen, wann ein bestimmter Prozentsatz an Stunden oder der vereinbarten Projektkosten erreicht wird. Das ist vor allem dann wichtig, wenn einzelne Projektbeteiligte nur einen eingeschränkten Zugriff auf das Gesamtbudget erhalten. Denn gerade diese Mitarbeiter müssen ihr eigenes Zeitbudget bestmöglich im Blick haben, um es optimal verwalten zu können.
Kostenkontrolle heißt auch, Projekte richtig auszuwerten
Die Kostenkontrolle ist immer nur so gut wie die Auswertung des zugehörigen Projekts. Damit auf einen Blick transparent gemacht werden kann, welche Aktivitäten die größten Erlöse erzielen, welche Projektarbeiten am meisten kosten, in welchem Umfang die Projektbeteiligten zum Gesamterfolg beitragen und wie der aktuelle Status Quo aussieht.
Mobile Zeiten und Aktivitäten erfassen
Damit die Zeit- und Kostenerfassung jederzeit und an jedem Ort stattfinden kann, spielen mobile Apps eine immer wichtigere Rolle. Denn sie helfen allen Projektbeteiligten bei der naht- und lückenlosen Aufzeichnung von Aktivitäten und Tätigkeiten, die für die Budgetkontrolle so enorm wichtig sind.
Quelle: IT und Business Blogger Michael Hülskötter
