ProductivityTools

Sie möchten gerne Aufgaben und Termine an Personen ohne einen Daylite-Account delegieren? Mit den ProductivityTools versenden Sie Aufgaben als E-Mail „mit rechts“. Hierfür stehen Ihnen sowohl für Aufgaben, als auch für Termine frei veränderbare Vorlagen zur Verfügung, welche individuell mit Platzhaltern wie zum Beispiel „Titel der Aufgabe“, „Fälligkeitsdatum“ usw. bestückt werden können.

Der Empfänger der E-Mail ist automatisch die Person, welche mit der Aufgabe oder dem Termin verknüpft ist. Sollten mehrere Personen verknüpft sein, können Sie in einem übersichtlichen Dialog eine exakte Auswahl der Empfänger treffen.

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Wenn Sie in Daylite verstärkt mit Aufgaben arbeiten, wissen Sie, dass jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum und mit einer geschätzten Dauer versehen werden kann. Doch sicher gelangen Sie immer wieder im Tagesgeschäft an einen Punkt, an welchem so viele Aufgaben erledigt werden müssen, dass überhaupt nicht alle zum fälligen Termin bearbeitet werden können. Auch kann es passieren, dass eine Aufgabe viel länger dauert, als zuvor geschätzt. Je mehr Aufgaben man zu verwalten hat, desto aufwendiger ist es, jede dieser Aufgaben nun einzeln zu verschieben oder neu zu planen.
Mit den ProductivityTools legen Sie in den Plugin-Einstellungen eigene Standardwerte fest, für die Verschiebung von Fälligkeiten und die geschätzte Dauer von Aufgaben. Anschließend können Sie „mit rechts“ zum Beispiel überfälligen Aufgaben, Projekten und Verkaufschancen eine neue Fälligkeit zuweisen oder für mehrere Aufgaben gleichzeitig die benötigte Dauer festlegen.

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Um einen schnellen Überblick zu erhalten, welche Summe an Zeit die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt, summiert ProductivityTools die geschätzte Dauer ausgewählter Aufgaben und zeigt diese bei Rechtsklick im Kontextmenü an.

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Mit den ProductivityTools können Sie „mit rechts“ aus einer Aufgabe einen Termin erstellen. Dabei erhält der Termin denselben Titel wie die Aufgabe und aus dem Fälligkeitsdatum und der geschätzten Dauer der Aufgabe werden der Beginn und das Ende des neuen Termins abgeleitet. Zusätzlich wird die ursprüngliche Aufgabe mit dem Termin verknüpft.

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Oft kommt es, beispielsweise bei der Zeiterfassung, vor, dass man ein und denselben Termin duplizieren möchte, da man mit Unterbrechung über einen längeren Zeitraum an dem selben Projekt arbeitet. Duplizieren Sie Termine mithilfe der ProductivityTools, wird der aktuelle Benutzer als eingeladene Person und sonstige Verknüpfungen und Informationen in den duplizierten Termin übernommen.

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Sowohl im Vertrieb als auch im Projektalltag kommt es vermehrt vor, dass man für viele verschiedene Personen oder Firmen ein und dieselbe Aufgabe oder Verkaufschance, wie zum Beispiel: “@@ anrufen“ oder “Verkauf Wohnung – @@” erstellen muss. Dabei ist es besonders aufwendig, für jede einzelne Person oder Firma immer wieder dieselbe Aufgabe oder Verkaufschance mit all ihren Verknüpfungen zu erstellen. Mit den Daylite Standardfunktionen können Sie zwar eine Aufgabe oder Verkaufschance für mehrere Personen erstellen, allerdings sind dann alle ausgewählten Personen mit dieser einen Aufgabe oder Verkaufschance verknüpft.

Mit den ProductivityTools können Sie “mit rechts“ multiple Aufgaben und Verkaufschancen für mehrere Personen und Firmen erstellen. Jede der ausgewählten Personen oder Firmen erhält dann eine eigene Aufgabe oder Verkaufschance. Dabei wird diese Person oder Firma immer automatisch mit der Aufgabe oder Verkaufschance verknüpft und der Platzhalter “@@” durch den Namen der Person oder Firma ersetzt.
 Selbstverständlich können Sie auch für alle anderen Objekte in Daylite Multi-Aufgaben erstellen.

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Wandeln Sie eine bestehende Daylite Notiz mit wenigen Klicks in eine Aufgabe um und delegieren Sie diese weiter. Titel und Inhalt der Notiz werden als Titel und Detailtext für die Aufgabe übernommen. Außerdem auch alle verlinkten Objekte wie beispielsweise Projekte oder Verkaufschancen.

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Nicht nur beim Projektmanagement passiert es schnell, dass in der Menge der verschiedenen Aufgaben der Überblick und die Struktur verloren gehen: 
“Was soll ich nur als nächstes tun?“. Mit den ProductivityTools können Sie „mit rechts“ alle Aufgaben und Unteraufgaben chronologisch durchnummerieren. Dies gibt dem Auge Struktur, hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und macht die Abstimmung mit Kollegen einfacher.

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In vielen Branchen hat man für ein Objekt mehrere Zusatzinformationen, die man in Daylite als Formulare hinterlegen kann. Um mehrere Formulare schnell erfassen zu können, bietet der Single-Modus der neuen Stapelerfassung die Lösung: Nehmen Sie zum Beispiel ein Versicherungsbüro: Ein Kunde hat mehrere Versicherungen abgeschlossen. Sie öffnen die Stapelerfassung und können für denselben Kunden mehrere Formulare (in diesem Fall Versicherungstypen) nacheinander ausfüllen.

Als Seminarveranstalter müssen Sie vielleicht eine Reihe von Anmeldeformularen mit den gleichen Daten erfassen. Dies geht mit dem Multi-Modus der Formularschnellerfassung. Markieren Sie eine Gruppe von Personen und definieren Sie im Formular die Felder, die für alle gleich ausgefüllt werden sollen. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Erfassung von Formulardaten.

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Manchmal möchte man Tabellen aus Daylite in andere Apps oder Dokumente und E-Mails übernehmen. Kopieren Sie Datentabellen in Daylite und fügen diese als formatierte Tabelle an anderer Stelle ein. Tabellenstrukturen und Spaltenbreiten werden, exakt wie in Daylite abgebildet, in die Zwischenablage übernommen.

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