ProductivityTools
Eine Sammlung vieler leistungsstarker Funktionen
Je mehr Daten Sie Daylite anvertrauen und je akkurater Sie Ihre Daten pflegen, desto wertvoller wird Daylite für Sie. Oft sind es die kleinen Dinge, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und beschleunigen können.
Die ProductivityTools App für Daylite ist eine Sammlung vieler nützlicher Funktionen, die das Arbeiten mit Daylite noch einfacher machen.
Alle Funktionen im Überblick
• Kalender-Exporter – publizieren Sie automatisiert beliebige Teile Ihres Terminkalenders im iCal-Format
• Daylite Automator – reduzieren Sie Ihre Workflows auf einen Klick
• Sekretariatsfunktion – verwalten Sie die Kalender anderer Daylite Benutzer
• E-Mail-Vorlagen – gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen und Termineinladungen individuell
Integrationen externer Dienste:
• Zoom – erstellen Sie mit einem Klick aus einem Daylite Termin ein Zoom-Meeting
• Acuity Scheduling – integrieren Sie Online-Terminvereinbarungen in Daylite
Rechte Maustaste erweitern:
• Aufgaben und Termine an Nicht-Daylite-Benutzer versenden
• Fälligkeit und geschätzte Dauer für Aufgaben und Projekte setzen
• Summe der geschätzten Dauer markierter Aufgaben anzeigen
• Aufgaben in Termine umwandeln
• Termine duplizieren
• Multi-Aufgaben & Verkaufschancen erstellen
• Notizen in Aufgaben umwandeln
• Aufgaben und Unteraufgaben nummerieren
• Stapelerfassung für Formulare
• Formatierte Tabellen aus Daylite in die Zwischenablage kopieren
• Daylite Objekte an Personen oder Teams delegieren
Mit der neuen E-Mail Funktion der ProductivityTools erstellen Sie Vorlagen für alle Gelegenheiten auf einfache Weise selbst. Verfassen Sie Ihren Text und fügen Sie per Drag&Drop selbsterklärende Platzhalter für Namen, Projekttitel oder die Inhalte ganzer Daylite Formulare in Ihre Vorlage ein.
Daylite ist jetzt auch mit Acuity Scheduling kompatibel. Acuity Scheduling ist eine der professionellsten Softwarelösungen für Online-Terminvereinbarungen. Ihre Kunden buchen online auf Ihrer Webseite einen Termin und dieser landet dann in Daylite.
Daylite ist jetzt auch mit Zoom kompatibel. Erstellen Sie mit einem Klick aus einem Daylite Termin ein Zoom-Meeting. Ihre Teilnehmer erhalten automatisch eine E-Mail-Einladung mit allen Einwahldaten direkt aus Daylite.
ProductivityTools ermöglicht Ihnen das Veröffentlichen von beliebigen Kalendern und Terminen aus Daylite. Mit wenigen Klicks stellen Sie eine Auswahl von Daylite Terminen auf Ihrer Webseite dar oder erlauben das Abonnieren von Termindaten in gängigen Kalenderprogrammen im iCal-Format.
Die Kalender können durch die Abonnenten gelesen werden und sind nicht veränderbar. Anonymisieren Sie Ihre Termine, um Ihren Kunden zu zeigen, dass Sie belegt sind, aber nicht, an welchem Projekt Sie gerade arbeiten.
Kalender werden im abonnierbaren Kalenderformat .ics exportiert. Die gespeicherte Datei kann über Ihren FTP-Server, Ihre Dropbox oder einen WebDAV-Server veröffentlicht werden.
Diese Kalenderdatei kann dann auf Ihrer Webseite, im Google-Kalender oder anderen iCalendar-kompatiblen Programmen abonniert werden. So kann jeder, dem Sie Zugriff gewähren, lesend auf Ihre Termine zugreifen.
Teilen Sie Ihre Verfügbarkeit mit freien Mitarbeitern, Kunden oder Interessenten. Die von ProductivityTools automatisch aktualisierte Datei können Sie mit den meisten Content-Management-Systemen direkt in Ihre Webseite integrieren. Alternativ können Sie diese auch im Google-Kalender abonnieren.
So sehen Ihre Kunden und Interessenten direkt, wann Sie verfügbar sind und können sich zum Beispiel bei einer telefonischen Terminvereinbarung darauf einstellen. Das erspart Ihnen viel Zeit bei der Terminvereinbarung und Sie haben stets zufriedene Kunden.
Die durch ProductivityTools gespeicherten Termine basieren auf Daylite Filterlisten (Smartlists). So sind sämtliche Funktionen der Filterlisten und die damit verbundene Flexibilität auch für die ProductivityTools verfügbar. Sie können Kalender-Filterlisten anderer Daylite Benutzer und beliebig viele eigene Kalender freigeben.
Zu den erweiterten Einstellungen der ProductivityTools zählt eine fortlaufende Zeitspanne. Das bedeutet, Sie können abhängig vom aktuellen Datum festlegen, ob Sie zum Beispiel nur Termine der letzten 14 Tage oder der nächsten vier Wochen publizieren möchten.
Handelsvertreter
Sie sind Handelsvertreter oder Dienstleister und möchten Ihrem Kunden live mitteilen, welche Termine Sie für ihn wahrgenommen haben? Mit ProductivityTools kein Problem. Erstellen Sie einfach eine passende Termin-Filterliste in Daylite für jeden Kunden und stellen Sie ihm einen individuellen Link zur Verfügung. So sieht Ihr Kunde in seinem System, wann Sie für ihn aktiv waren.
Trainer
Als Trainer möchten Sie Ihren Interessenten und Kunden zeigen bei welchen Veranstaltungen Sie sprechen oder an welchen Tagen Sie noch verfügbar sind? Sie möchten also nur bestimmte Termine veröffentlichen. Dazu teilen Sie die entsprechenden Termine mit den ProductivityTools und integrieren diese auf Ihrer Webseite. Jeder Interessent kann sich diesen Kalender abonnieren oder anschauen und sich über neue Events informieren.
Vermieter
Sie sind als Vermieter von Ferienwohnungen oder anderen Objekten tätig? Visualisieren Sie auf einfache Weise gebuchte Zeiten auf Ihrer Webseite. Die unterschiedlichsten Szenarien sind möglich.
Projektdienstleister
Sie arbeiten als Projektdienstleister und möchten Ihrem Kunden den Zugriff auf die aktuellen Projekttermine ermöglichen? Erstellen Sie einfach für jeden Kunden einen eigenen Kalender.
Führen Sie in Daylite immer wieder die gleichen Aktionen aus?
Automatisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit dem Daylite Automator!
Mit dem Daylite Automator können Sie eine beliebige Abfolge von Operationen in Daylite mit einem Menübefehl auslösen.
Für die Erstellung einer solchen Aktion benötigen Sie Kenntnisse in der Programmiersprache F-Script. Realisierbar ist nahezu jeder Wunsch.
Besonders im Außendienst ist es von Vorteil, die Zieladresse für geplante Termine direkt innerhalb eines Daylite Termins zu sehen.
Statt die Adresse für jeden Termin händisch hin und her zu kopieren, erledigt der Daylite Automator diesen Arbeitsschritt über einen simplen Rechtsklick.
Schlagwörter sind in Daylite sowohl für Personen- als auch für Firmendatensätze von großer Bedeutung. In den meisten Fällen macht es Sinn, die Schlagwörter zwischen Firmen und deren verlinkten Kontakten synchron zu halten.
Führen Sie eine Schlagwortänderung an einem Firmendatensatz durch, welcher mehrere verlinkte Kontakte enthält, kann das schnell zeitintensiv werden. Auch die Fehleranfälligkeit steigt mit Anzahl der Schlagwörter und verlinkten Kontakte.
Erledigen Sie diesen Arbeitschritt schnell und ohne Fehler mit dem Daylite Automator!
Schlagwörter
Fügen Sie beispielsweise allen Personen mit der Anrede „Herr“ ein bestimmtes Schlagwort hinzu und entfernen Sie gleichzeitig ein anderes Schlagwort.
Kategorien
Ändern Sie die Kategorie einer Firma und aller verlinkten Personen.
Projekte & Verkaufschancen
Legen Sie mit nur einem Klick an der Person ein Projekt und eine Verkaufschance an.
Projekte & Aufgaben
Duplizieren Sie Projekte inklusive aller damit verknüpften Aufgaben.
Mit der Sekretariatsfunktion verwalten Sie den Kalender anderer Daylite Benutzer.
Bestätigen Sie für eingeladene Daylite Benutzer Termineinladungen. So erscheinen die Termine ohne Zutun der anderen Daylite Benutzer in deren Kalender.
Termin-Benachrichtigungen können für die Eingeladenen unterdrückt werden. Verschieben Sie beispielsweise einen Termin für das gesamte Team oder passen Sie nachträglich die Dauer an, ohne dass die Teilnehmer erneut akzeptieren müssen und/oder benachrichtigt werden.
Schreiben Sie oft die gleichen oder ähnliche E-Mails an Ihre Kunden? Dann können Sie mit unseren neuen E-Mail-Vorlagen für Daylite viel Zeit sparen und gleichzeitig dafür sorgen, dass auch umfangreiche E-Mails ohne Vertipper bei Ihrem Empfänger landen.
Mit den E-Mail-Vorlagen der ProductivityTools erstellen Sie Vorlagen für alle Gelegenheiten auf einfache Weise selbst. Verfassen Sie Ihren Text und fügen Sie per Drag&Drop selbsterklärende Platzhalter für Namen, Projekttitel oder die Inhalte ganzer Daylite Formulare in Ihre Vorlage ein.
Unser neuer Vorlagen-Editor erlaubt Ihnen den erweiterten Zugriff auf verbundene Daylite-Felder und lässt sich mit Drag&Drop bedienen. Alle Feldbezeichnungen erscheinen im Klartext.
Verfassen Sie Ihren Text und fügen Sie per Drag&Drop selbsterklärende Platzhalter für Namen, Projekttitel oder die Inhalte ganzer Daylite Formulare in Ihre Vorlage ein.
Wenn Sie bereits intensiv mit Briefvorlagen in Daylite arbeiten, werden Sie zwei Funktionen ganz besonders lieben: Sie können für jede Vorlage einen Beschreibungstext einfügen, der bei der Auswahl der Vorlage angezeigt wird.
So können auch Ihre Kollegen mit einem Blick erkennen, für welchen Zweck eine bestimmte Vorlage benutzt wird. Wenn Sie Vorlagen haben, die einzelne Benutzer nicht benötigen, können diese vom Benutzer abgewählt werden. So sehen Sie immer nur die Vorlagen, die Sie persönlich auch wirklich einsetzen.
Weitere Funktionen im neuen Versanddialog
Der neue Versanddialog bietet noch weitere neue Funktionen: Neben der Anzeige der Beschreibungstexte können Sie auch zwischen verschiedenen Sprachvarianten wählen, bei Empfängern eine alternative E-Mail Adresse verwenden oder einzelne Empfänger noch im Dialog deaktivieren.
Eigene Terminvorlagen
Erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen für Termineinladungen zu bestimmten Gelegenheiten oder in verschiedenen Sprachen (dabei unterstützen wir auch internationale Datums- und Zeitformate). Entscheiden Sie, ob Sie Ihrem Empfänger eine .ics Datei mitsenden möchten, so dass dieser Ihre Einladung in seinem Kalender speichern kann und definieren Sie, ob und welche Detailinformationen Sie aus Ihrem Daylite Termin mitsenden möchten.
Platzhalter für Online-Meeting-Service Zoom
Wenn Sie bereits die in den ProductivityTools enthaltene Zoom Integration nutzen, können Sie in Ihre Vorlagen auch Platzhalter für Ihre Zoom Online Meetings einfügen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Teilnehmer auch gleich die aktuellen Einwahldaten erhält.
Zoom ist eine der führenden Softwarelösungen für Online-Meetings und Webinare – ideal für Besprechungen, Schulungen oder Präsentationen mit bis zu 100 Teilnehmern – mit Video, Audio und Bildschirmfreigabe sowie Apps für Mac, Windows und iOS-Geräte.
Die ProductivityTools erweitern Daylite um die Möglichkeit, direkt in der Terminansicht mit einem Klick ein neues Zoom-Meeting zu erstellen. Eingeladene Personen erhalten sofort aus Daylite automatisch eine E-Mail mit den Einwahldaten.
Mit Zoom-Meetings sparen Sie sich zeitraubende Fahrten zu Geschäftsterminen, halten Ihre Mitarbeiter im Home-Office auf dem Laufenden oder können mit Online-Demos neue Kunden gewinnen.
Acuity Scheduling ist eine der professionellsten Softwarelösungen für Online-Terminvereinbarungen. Und das Beste: Auch die Abrechnung kostenpflichtiger Termine ist direkt online mit der Terminvereinbarung möglich.
Ihre Kunden sehen auf einen Blick alle verfügbaren Zeiten aus Ihrem Daylite-Kalender und können rund um die Uhr, auch außerhalb der Geschäftszeiten, mit einem Klick einen Termin vereinbaren. Direkt nach der Terminbuchung wird automatisch eine Terminbestätigung mit allen relevanten Daten per E-Mail verschickt.
Sie möchten gerne Aufgaben und Termine an Personen ohne einen Daylite-Account delegieren? Mit den ProductivityTools versenden Sie Aufgaben als E-Mail „mit rechts“. Hierfür stehen Ihnen sowohl für Aufgaben, als auch für Termine frei veränderbare Vorlagen zur Verfügung, welche individuell mit Platzhaltern wie zum Beispiel „Titel der Aufgabe“, „Fälligkeitsdatum“ usw. bestückt werden können.
Der Empfänger der E-Mail ist automatisch die Person, welche mit der Aufgabe oder dem Termin verknüpft ist. Sollten mehrere Personen verknüpft sein, können Sie in einem übersichtlichen Dialog eine exakte Auswahl der Empfänger treffen.
Wenn Sie in Daylite verstärkt mit Aufgaben arbeiten, wissen Sie, dass jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum und mit einer geschätzten Dauer versehen werden kann. Doch sicher gelangen Sie immer wieder im Tagesgeschäft an einen Punkt, an welchem so viele Aufgaben erledigt werden müssen, dass überhaupt nicht alle zum fälligen Termin bearbeitet werden können. Auch kann es passieren, dass eine Aufgabe viel länger dauert, als zuvor geschätzt. Je mehr Aufgaben man zu verwalten hat, desto aufwendiger ist es, jede dieser Aufgaben nun einzeln zu verschieben oder neu zu planen.
Mit den ProductivityTools legen Sie in den Plugin-Einstellungen eigene Standardwerte fest, für die Verschiebung von Fälligkeiten und die geschätzte Dauer von Aufgaben. Anschließend können Sie „mit rechts“ zum Beispiel überfälligen Aufgaben, Projekten und Verkaufschancen eine neue Fälligkeit zuweisen oder für mehrere Aufgaben gleichzeitig die benötigte Dauer festlegen.
Um einen schnellen Überblick zu erhalten, welche Summe an Zeit die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt, summiert ProductivityTools die geschätzte Dauer ausgewählter Aufgaben und zeigt diese bei Rechtsklick im Kontextmenü an.
Mit den ProductivityTools können Sie „mit rechts“ aus einer Aufgabe einen Termin erstellen. Dabei erhält der Termin denselben Titel wie die Aufgabe und aus dem Fälligkeitsdatum und der geschätzten Dauer der Aufgabe werden der Beginn und das Ende des neuen Termins abgeleitet. Zusätzlich wird die ursprüngliche Aufgabe mit dem Termin verknüpft.
Oft kommt es, beispielsweise bei der Zeiterfassung, vor, dass man ein und denselben Termin duplizieren möchte, da man mit Unterbrechung über einen längeren Zeitraum an dem selben Projekt arbeitet. Duplizieren Sie Termine mithilfe der ProductivityTools, wird der aktuelle Benutzer als eingeladene Person und sonstige Verknüpfungen und Informationen in den duplizierten Termin übernommen.
Sowohl im Vertrieb als auch im Projektalltag kommt es vermehrt vor, dass man für viele verschiedene Personen oder Firmen ein und dieselbe Aufgabe oder Verkaufschance, wie zum Beispiel: “@@ anrufen“ oder “Verkauf Wohnung – @@” erstellen muss. Dabei ist es besonders aufwendig, für jede einzelne Person oder Firma immer wieder dieselbe Aufgabe oder Verkaufschance mit all ihren Verknüpfungen zu erstellen. Mit den Daylite Standardfunktionen können Sie zwar eine Aufgabe oder Verkaufschance für mehrere Personen erstellen, allerdings sind dann alle ausgewählten Personen mit dieser einen Aufgabe oder Verkaufschance verknüpft.
Mit den ProductivityTools können Sie “mit rechts“ multiple Aufgaben und Verkaufschancen für mehrere Personen und Firmen erstellen. Jede der ausgewählten Personen oder Firmen erhält dann eine eigene Aufgabe oder Verkaufschance. Dabei wird diese Person oder Firma immer automatisch mit der Aufgabe oder Verkaufschance verknüpft und der Platzhalter “@@” durch den Namen der Person oder Firma ersetzt. Selbstverständlich können Sie auch für alle anderen Objekte in Daylite Multi-Aufgaben erstellen.
Wandeln Sie eine bestehende Daylite Notiz mit wenigen Klicks in eine Aufgabe um und delegieren Sie diese weiter. Titel und Inhalt der Notiz werden als Titel und Detailtext für die Aufgabe übernommen. Außerdem auch alle verlinkten Objekte wie beispielsweise Projekte oder Verkaufschancen.
Nicht nur beim Projektmanagement passiert es schnell, dass in der Menge der verschiedenen Aufgaben der Überblick und die Struktur verloren gehen: “Was soll ich nur als nächstes tun?“. Mit den ProductivityTools können Sie „mit rechts“ alle Aufgaben und Unteraufgaben chronologisch durchnummerieren. Dies gibt dem Auge Struktur, hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und macht die Abstimmung mit Kollegen einfacher.
In vielen Branchen hat man für ein Objekt mehrere Zusatzinformationen, die man in Daylite als Formulare hinterlegen kann. Um mehrere Formulare schnell erfassen zu können, bietet der Single-Modus der neuen Stapelerfassung die Lösung: Nehmen Sie zum Beispiel ein Versicherungsbüro: Ein Kunde hat mehrere Versicherungen abgeschlossen. Sie öffnen die Stapelerfassung und können für denselben Kunden mehrere Formulare (in diesem Fall Versicherungstypen) nacheinander ausfüllen.
Als Seminarveranstalter müssen Sie vielleicht eine Reihe von Anmeldeformularen mit den gleichen Daten erfassen. Dies geht mit dem Multi-Modus der Formularschnellerfassung. Markieren Sie eine Gruppe von Personen und definieren Sie im Formular die Felder, die für alle gleich ausgefüllt werden sollen. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Erfassung von Formulardaten.
Manchmal möchte man Tabellen aus Daylite in andere Apps oder Dokumente und E-Mails übernehmen. Kopieren Sie Datentabellen in Daylite und fügen diese als formatierte Tabelle an anderer Stelle ein. Tabellenstrukturen und Spaltenbreiten werden, exakt wie in Daylite abgebildet, in die Zwischenablage übernommen.
Daylite eignet sich sowohl für Einzelkämpfer als auch für kleine und große Teams. Die Besonderheit der Nutzung von Daylite im Team liegt darin, dass jedes Teammitglied (soweit die Daylite-Rechte es ihm erlauben) Einblick in alle Projekte, Aufgaben, Termine, Historien und mehr erhält. Somit entsteht ein reibungsloser Informationsfluss. Über die Delegationsmöglichkeiten in Daylite entstehen kurze Kommunikationswege und durch die Historie an allen Objekten sind Informationslücken nahezu ausgeschlossen.
Mit den ProductivityTools delegieren Sie „mit rechts“ Aufgaben und andere Daylite Objekte an eine andere Person weiter, von überall aus. Vor allem beim Delegieren von mehreren Aufgaben spart diese Funktion Zeit, denn Aufgaben müssen nicht mehr erst geöffnet und bearbeitet werden.