Die DSGVO hat viel Staub aufgewirbelt und hat auch uns nicht in Ruhe gelassen. Uns hat besonders die Frage beschäftigt, wie wir Sie als Daylite-Nutzer dabei unterstützen können, Ihren Auskunftspflichten gegenüber Ihren eigenen Kunden nachzukommen. Was genau können Sie innerhalb von Daylite tun, wenn einer Ihrer Kunden Auskunft über seine gespeicherten Daten verlangt oder Sie sogar um die Löschung bittet?

Die Lösung dazu haben wir im iOSXpert PluginCenter gefunden: Das iOSXpert PluginCenter wird einmalig installiert und bringt Ihnen, neben Berichten und Drucklayouts, zahlreiche Zusatzfunktionen der iOSXpert Plugins.

Hier haben wir 2 neue kostenfreie Funktionen integriert: Mit einem Klick können Sie entweder einen Datensatz DSGVO-konform exportieren oder löschen. Das iO Business Talk Video zeigt Ihnen, wie einfach Sie die neuen Funktionen anwenden:

 

 

Und die 3. neue Funktion? Wir haben sie ImportAssistent getauft, weil sie genau das kann: Die Funktion hilft Ihnen, Adressen einer Person oder einer Firma mit einem Klick in Daylite zu übernehmen. Das hört sich trocken an, kann Ihnen aber im Arbeitsalltag sehr viel Zeit sparen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine E-Mail eines Interessenten. Bisher haben Sie die Adressdaten Position per Position eigenhändig eingetragen. Mit dem ImportAssistent markieren Sie einfach die E-Mail-Signatur. Die Daten des Interessenten werden automatisch als Neue Person oder Neue Firma angelegt und übernommen. Mehr dazu in diesem Video:

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iOSXpert Daylite Cloud Sicherheit

Seit Daylite Cloud angeboten wird, ist eine der häufigsten Fragen: „Wie sicher ist Daylite Cloud?“ Eine hohe Sicherheit für Daylite Cloud zu garantieren ist uns wichtig. Wir möchten Ihnen einige Maßnahmen erläutern, mit denen der Daylite Hersteller Marketcircle Ihre Daten in der Cloud schützt.

iOSXpert Daylite Cloud Sicherheit

Es müssen einige Punkte beachtet werden, damit Ihre Kunden-Daten und Ihre Business-Software sicher sind. Hierzu gehören unter anderem der Schutz, der Speicherort, Backup-Vorschriften und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Schutz Ihrer Daten vor Ort

Der Schutz Ihrer Daten in der Cloud ist der wichtigste Aspekt für die Datensicherheit. Alle Daten in der Cloud werden auf Servern gespeichert. Durch eine ständige Internetverbindung erhalten Sie jederzeit und überall Zugriff auf die Daten. Der Verlust von Geschäftsdaten und Kundenkontakten kann einen größeren Einfluss auf Ihre Geschäfte haben, als der Verlust anderer Teile der Geschäftsausstattung. Dies kann auch Personen betreffen, die keine Clouddienste nutzen. Würde beispielsweise bei einem Einbruch in ein Büro der Mac mit dem selbstverwalteten Daylite-Server gestohlen werden, würden die Diebe über Nacht mit der gesamten Datenbank verschwinden.

Hier bietet Daylite Cloud mehr Sicherheit. Die Daten aus der Daylite Cloud werden in hochgradig abgesicherten Rechenzentren gespeichert. Ein ausgewählter Kreis von Marketcircle Mitarbeitern ist berechtigt zu Wartungszwecken oder ähnlichen Anlässen auf diese Infrastruktur zuzugreifen. Die Orte, an denen die Daten gespeichert werden, sind durch Wachpersonal, Videoüberwachung, biometrische Daten und weitere technische Sicherheitsvorkehrungen geschützt.

Dank der umfangreichen Schutzmaßnahmen werden Ihre Daten besser geschützt als in den meisten Bürokomplexen. Diese Sicherheitsvorkehrungen sind der wichtigste Schritt, um die Datensicherheit in der Cloud zu garantieren.

Die richtige Backup-Einstellung

Datenverlust kann zu einer großen Gefahr für ein Unternehmen werden. Diebstahl, Feuer, Hardware-Ausfälle oder auch Versehen und Unfälle können alle Daten auf Ihrem Mac vernichten. Wenn Sie Ihren eigenen Server für Ihre Daylite Datenbank betreiben, müssen Sie selbst für regelmäßige Backups und Sicherheitskopien sorgen. So können Sie sicherstellen, dass nicht alle Daten verloren gehen würden. Ein Backup-Plan kann dabei helfen Sicherungskopien zu erstellen. Leider erinnert man sich häufig erst dann an die Bedeutung von Backups, wenn es schon zu spät ist.

Erfolgt eine Änderung in der Datenbank, synchronisiert sich der Cloud-Account und legt selbstständig eine Sicherungskopie ab. Eine weitere Kopie wird in einem zusätzlichen Rechenzentrum gespeichert. So kann der Hersteller Marketcircle sicherstellen, dass jederzeit eine aktuelle Version Ihrer Datenbank zur Sicherheit gespeichert wurde, selbst wenn das eigentliche Rechenzentrum ausfallen sollte. Von diesen Sicherheitskopien werden regelmäßig Backups erstellt und für einen bestimmten Zeitraum gespeichert. Dieses Prinzip ist bereits von der Time Machine auf Ihrem Mac bekannt. Es sind also im eigentlichen Sinne keine Backups Ihrer Daten, sondern die Sicherungskopien Ihrer Backups.

Wenn Sie Daylite Cloud nutzen, werden Ihre Daten durch die unternehmenseigene, unabhängige Backup-Strategie vom Hersteller Marketcircle geschützt, ohne dass Sie in eine eigene Hardware-Infrastruktur investieren oder ein IT-Team aufbauen müssten. Marketcircle kümmert sich darum!

Updates sorgen für Ihre Sicherheit

Updates kommen häufig ungelegen und gefühlt immer häufiger. Jedoch dienen Updates Ihrer Sicherheit. Auf sie zu verzichten kann zu einem ernsten Sicherheitsrisiko führen. Viele Nutzer klicken viel zu häufig auf den „Später erinnern“-Button und warten auf einen besseren Zeitpunkt für Updates. Häufig kommt dieser Moment jedoch nie.

Beinahe täglich wird die Cloud verbessert. Meist bemerken Sie diese Updates gar nicht, da sie im Hintergrund stattfinden. Das Team von Marketcircle arbeitet ständig daran, Daylite Cloud noch sicherer zu machen, ohne dass Sie etwas für dieses Plus an Sicherheit tun müssen.

Mit Daylite Cloud entscheiden Sie sich auch für ein Team hervorragender Entwickler, denen die Sicherheit ihres Produkts am Herzen liegt. Sie sorgen dafür, dass Daylite Cloud immer auf dem neusten Stand ist.

Natürlich wissen wir auch, dass IT-Sicherheit nicht einfach ist. Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verfügen über kein IT-Team, dass die technische Pflege der Datenbank übernehmen kann. Mit Daylite Cloud können Sie darauf vertrauen, dass Ihnen ein kompetentes Team die Arbeit rund um die Datenbank-Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten in der Cloud abnimmt. Während Marketcircle die nötigen Sicherheitsvorkehrungen umsetzt, können Sie am Fortschritt Ihres Unternehmens arbeiten, ohne sich um die Sicherheit sorgen zu müssen.

Möchten Sie mehr über die Sicherheitsvorkehrungen in Daylite Cloud erfahren?
Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema.

Gern beraten wir Sie auch persönlich zu Ihren Fragen rund um Daylite und die Daylite Cloud:

Daylite CRM Daylite Tipp: Pipelines - DE

Prozessoptimierung mit Pipelines in Daylite

Viele Projekte bieten eine gewisse Routine. Das Lösen von Kundenanfragen in der Beratung oder der systematische Aufbau von Verkaufschancen folgen häufig ähnlichen Mustern. Pipelines sparen wertvolle Arbeitszeit der Planung dieser Projekte. Definieren Sie sich Ihre Pipelines genau so, wie Sie Ihre Projekte lösen möchten.

Daylite CRM Daylite Tipp: Pipelines - DE

Projekte einfacher planen

Mit einer Pipeline definieren Sie Projektphasen vom ersten bis zum letzten Schritt. Die vorgefertigten Prozesse können Sie einfach in Daylite anlegen. Fügen Sie sie beim Anlegen eines neuen Projekts einfach hinzu und beginnen Sie mit der Arbeit. Jeder Phase können Sie Aufgaben zuweisen. Das Beste daran: Jeder Aufgabe können Sie ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Definieren Sie wie viele Tage nach dem Start einer Projektphase eine Aufgabe fällig sein wird. So sichern Sie den kontinuierlichen Fortschritt Ihrer Projekte.

So richten Sie die Pipeline ein

In den Daylite Einstellungen finden Sie die Pipelines. Über das Plus-Symbol, das Sie unten links im Fenster finden, legen Sie eine neue Pipeline an. Mit “Stufe hinzufügen” planen Sie nach und nach die Projektphasen ein. Innerhalb jeder Phase können Sie nun die Aufgaben mit Fälligkeitsdatum festlegen. Jeder Aufgabe können Sie auch direkt einen Eigentümer zuweisen, der automatisch für die Erledigung zuständig sein wird. Über das Minus-Symbol können Sie alte Pipelines löschen.

Im Berufsleben drehen sich viele Fragen um Details. Wie war der Name des Anrufers und worum ging es im Telefonat? Der Daylite Tipp hilft! Denn mit Daylite haben Sie alle diese Details stets bei sich.

Details, Informationen und Meetings sind essentiell für Kundenbeziehungen. Wer eine wichtige Absprache vergisst, kann Verkaufschancen häufig abschreiben. Selbst kleinere Fehler können das Verhältnis schon trüben. Anstehende Vertragsabschlüsse oder -verlängerungen können dadurch in zähen Verhandlungen münden. Daylite hilft Ihnen, alle Informationen und Details im Blick zu behalten. Einfach und unkompliziert fügen Sie alle Informationen zum Kundenkontakt, zu Projekten oder Aufgaben hinzu. Daylite sichert die Übersicht über alle Kontakte zu ihren Geschäftspartnern. Übersichtlich angeordnet sehen Sie alle Details ihrer Kundenbeziehung.

Fügen Sie alle Informationen hinzu

Daylite bietet Ihnen alle nötigen Tools, um Informationen zu erfassen. Richtig angewandt entsteht dadurch eine komplette Historie über alle Gespräche, Mails, Termine und Meetings. Bleiben Sie konsequent! Sobald Sie Informationen zu Kontakten oder Angaben zu Projekten und Aufgaben erhalten, sollten Sie diese direkt in Daylite erfassen.

„Die gepflegte Kundenhistorie bietet jedem Mitarbeiter die perfekte Voraussetzung, um auf die individuellen Kundenfragen und Wünsche einzugehen!“
Charly Göhl, MTG Medizin-Technik Göhl, Frankfurt a. M.

Mehr Möglichkeiten durch mehr Platz

Wenn Sie in Daylite einen Kontakt anlegen, können Sie neben den grundlegenden Informationen – Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, auch weitere Details aufnehmen. In den Freifeldern können Sie Informationen erfassen, die für Sie besonders wichtig sind.

Nutzen Sie diese Felder, um noch genauere Datensätze anzulegen:

  • 1. Schlagworte:
    Mithilfe von Schlagworten können Sie Personen zusammenfassen. Ähnlich zu den Gruppen bietet sich Ihnen hier die Möglichkeit, Personenkreise zu definieren, die eine Eigenschaft – beispielsweise bestimmte Kenntnisse – gemeinsam haben. Das erlaubt die genauere Suche, das exakte Filtern und das einfache Auflisten bestimmter Personen, etwa zur gezielten Ansprache Ihrer Zielgruppenkontakte.
  • 2. Personen:
    Durch das Hinzufügen von Personen zu einem Kontakt erhalten Sie die Möglichkeit, Beziehungen und Netzwerke innerhalb Ihrer Kontaktdatenbank aufzuzeigen. Von Familien bis hin zu Branchennetzwerken bilden Sie einfach und übersichtlich ab, wer zu wem gehört.
  • 3. Freifelder:
    In den Freifeldern können Sie Informationen erfassen, die Ihnen die Arbeit erleichtern. So bilden Sie auch komplexe Zusammenhänge oder praktische Details Ihrer Kundenbeziehungen übersichtlich, einfach und schnell ab.

Mails schneller finden

Heute läuft die Kommunikation hauptsächlich über E-Mails. Der Daylite Mail Assistant (DMA) bringt Ordnung in Ihr Postfach. Statt im Mail-Account nach dem Betreff oder den Einzelheiten zu suchen, verknüpft Daylite E-Mails mit Kontakten. In der Kontakthistorie sehen Sie alle E-Mails mit Ihrem Kontakt. So finden Sie Ihre Kommunikation schneller wieder.

Anrufe einfach aufnehmen

Schnelle Telefonnotizen erstellen, Aufgaben aus Gesprächen heraus delegieren oder Zeiten erfassen: Daylite hilft Ihnen hierbei. Alle diese Arbeitsschritte können Sie direkt während des Telefonats erledigen. Wie Daylite Ihr Telefon noch cleverer machen kann, zeigen wir Ihnen hier.

Termine, Meetings und wichtige Daten

Telefonkonferenzen, Treffen und Meetings – alle wichtigen Termine finden Sie in Ihrem Kalender. Daylite lässt sie den Überblick leichter behalten. Ob Sie einen Kunden über Daylite zu einem Meeting einladen oder ihn auch nur im Termin verknüpfen, Sie finden alle Daten stets in seiner Aktivitätsübersicht in Ihrem Daylite. Was auch immer Sie zukünftig nachsehen möchten, hier finden Sie alle relevanten Informationen.

Aufgaben und Projekte

In der Regel fallen Aufgaben bei ihren jeweiligen übergeordneten Projekten an. Durch die Verlinkung von Kunden und Projekten entsteht die praktische Übersicht, welche Aufgabe wohin gehört. Fallen einzelne Aufgaben an, die sich keinem Projekt zuordnen lassen, sollten Sie diese jedoch trotzdem mit dem Kundenkontakt verlinken. So behalten Sie den Überblick, dass Sie auch diesen Auftrag erfolgreich abgeschlossen haben.

Alles, was sonst noch wichtig ist

Manche Informationen lassen sich nur schwierig zuordnen. Sie gehören eigentlich zu keinem Projekt, aber auch zu keiner Aufgabe. In dem Fall können Sie Notizen nutzen. In Notizen lässt sich alles sammeln, was Sie über Ihre Kontakte wissen müssen.

Profi-Tipp: Vergeben Sie Schlagworte für Ihre Notizen. Das erleichtert die Suche nach Notizen. Die globale Suche findet zwar deren Inhalte, die Schlagworte verbessern jedoch die Übersichtlichkeit Ihrer Suchergebnisse.

Wenn Sie Daylite richtig nutzen, speichern Sie alle wichtigen Informationen und Details direkt, wenn Sie sie erhalten. Mit Daylite sparen Sie wertvolle Zeit und haben alle Informationen zu Ihren Kunden und Kontakten an einem Platz.

Die Touch Bar in Verbindung mit Daylite nutzen

Seit mehreren Jahren bietet Apple MacBooks mit Touch Bar an. Ein nützliches Tool, das nur auf den ersten Blick die gewohnten Funktionstasten ersetzt. Die Touch Bar erlaubt es, viele Apps noch leichter zu bedienen. Was die Touch Bar alles kann, zeigt Apple sehr anschaulich hier.

Touch Bar für Daylite einrichten

Um die Touch Bar auch für Daylite zu nutzen, braucht man eine helfende App. BetterTouchTool erlaubt die Konfiguration der Touch Bar für Apps wie Daylite. Innerhalb von BetterTouchTool in der linken Seitenleiste einfach die gewünschte App auswählen, und mit einem Klick auf „Add TouchBar Button“ kann die Konfiguration beginnen. Nach und nach die gewünschten Daylite Shortcuts vergeben und auf Wunsch mit Symbolen versehen. So schnell wird Apples Feature zum praktischen Extra-Tool für Daylite-Nutzer.
Hier geht’s zur BetterTouchTool-Website.

Daylite und die Touch Bar – ein starkes Team

Die Einrichtung von Apples Touch Bar für Daylite ganz knapp zusammengefasst:

  • BetterTouchTool öffnen
  • Select App, Daylite auswählen
  • „Add Touch Bar Button“ auswählen
  • Shortcuts nach Wunsch zur Touch Bar hinzufügen
Daylite Server Admin

Wussten Sie schon, dass Daylite Sie über Ihr Backup automatisch informieren kann?
Man kann es nicht oft genug sagen, regelmäßige Backups sind wichtig.
Datenverlust ist schmerzhaft und Festplatten können ausfallen.

Stellen Sie sicher, dass Sie immer auf dem Laufenden über den Stand Ihres Backups sind.

Daylite kann Sie automatisch über fehlgeschlagene Backups benachrichtigen.

Gerne helfen wir Ihnen die Benachrichtigungsfunktion zu aktivieren.

Daylite Server Admin

 

Mit unserer Erweiterung Web&Map für Daylite können Sie sich Personen und Firmen im Umkreis einer ausgewählten Person, eines anderen Datensatzes oder eines Point of Interest anzeigen zu lassen. Den Umkreis definieren Sie in den Einstellungen ganz einfach selbst.

Die Karte bietet alle bekannten Funktionen von Google Maps; wie Zoom, Karten-, Satellit- und Hybriddarstellung.

Ein typisches Anwendungsbeispiel:

Sie besuchen die Messe Frankfurt und möchten bei der Gelegenheit noch weitere Kunden besuchen.

Um eine Umkreissuche, ausgehend von einer Suche zu starten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie in der Seitenleiste von Daylite zu Web&Map und klicken Sie auf Map.
  2. Geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein.
  3. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Fundstelle, um sie auf der Karte anzuzeigen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starte Umkreissuche.

Die angezeigten Kontakte können als Liste in Daylite abgespeichert werden. So haben Sie auf einen Blick alle Kunden, die sich im Umkreis von Frankfurt befinden.

Sie möchten mehr wissen? Lesen Sie unseren HelpCenter-Artikel Wie benutze ich die Umkreissuche in Web&Map.

Sie möchten Daylite Kontakte als V-Card in einer E-Mail versenden oder in das Apple Adressbuch importieren?

Kein Problem! Wir zeigen Ihnen in nur 3 einfachen Schritten wie es funktioniert:

Schritt 1: Wählen Sie in Ihrer Daylite-Datenbank den gewünschten Kontakt aus

Daylite Kontakte als V-Card im Adressbuch öffnen, Daylite, CRM auf Apple Mac, iPad und iPhone

Schritt 2: Ziehen Sie den gewünschten Kontakt per Drag&Drop auf Ihren Schreibtisch oder direkt in Ihr Apple Mail Fenster

Daylite Kontakte als V-Card im Adressbuch öffnen, Daylite, CRM auf Apple Mac, iPad und iPhone

Schritt 3 : Der Kontakt wird automatisch in eine V-Card umgewandelt und kann von jedem Adressprogramm geöffnet werden (beispielsweise die Apple Kontakte-App)

Daylite Kontakte als V-Card im Adressbuch öffnen, Daylite, CRM auf Apple Mac, iPad und iPhone


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iOSXpert CRM Daylite Worklist

Geht es Ihnen auch so: Ein Blick in Daylite zeigt, dass sich die offenen Aufgaben zu einer langen Liste angesammelt haben. Manche davon sollten sofort bearbeitet werden, während andere vielleicht noch warten können. Unser Tipp: Nutzen Sie die Arbeitsliste in Daylite, um Ihre offenen Aufgaben zu strukturieren und alles im Blick zu behalten.

Trennen Sie mithilfe der Arbeitsliste die Aufgaben, die Sie heute erledigen möchten, von den Aufgaben, die noch warten können oder müssen. Das hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die wirklich wichtigen Aufgaben für den Tag zu erledigen. Abends zeigt Ihnen ein Blick auf Ihre Arbeitsliste, ob Sie auch alles geschafft haben, was Sie sich für den Tag vorgenommen haben.

iOSXpert CRM Daylite Worklist

Aufgaben zur Daylite Arbeitsliste hinzufügen

Um in Daylite Aufgaben auf die Arbeitsliste zu setzen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Führen Sie einen Rechtsklick auf eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste aus, und wählen Arbeitsliste. Sollte der Befehl im Rechte-Maus-Tastenmenü nicht vorhanden sein, so können Sie diesen in den Daylite Einstellungen unter “Kontextmenü” im Bereich Aufgaben hinzufügen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: Kann ich das Menü der rechten Maustaste verändern?

2. Wählen Sie eine Aufgabe und klicken die Pinnadel in der rechten oberen Ecke an. Wird diese orange, befindet sich die Aufgabe nun auf Ihrer Arbeitsliste.

iOSXpert CRM Daylite Arbeitsliste

Die Arbeitsliste selbst ist über die linke Daylite Seitenleiste erreichbar:

iOSXpert CRM Daylite Worklist Seitenleiste

Sie können Ihre Arbeitsliste auch auf dem iPhone oder iPad bearbeiten. Wie das geht, lesen Sie in unserem HelpCenter-Artikel: Wie füge ich Aufgaben zu meiner Daylite Arbeitsliste hinzu mit iPhone oder iPad?

iOSXpert-CRM-Daylite-Tastaturhelfer

 

iOSXpert-CRM-Daylite-Tastaturhelfer

Tastaturhelfer in Daylite
Einzelne Tasten oder auch Tastenkombinationen können Ihnen das Arbeiten mit Daylite noch leichter machen, als es sowieso schon ist.
Wenn Sie beispielsweise Briefvorlagen aus Daylite gleich an mehrere Personen verschicken möchten, müssen Sie die gewollten Empfänger nicht etwa einzeln anklicken und pro Person die Briefvorlage auswählen etc. – das geht auch einfacher!

Die SHIFT Taste
Wenn Sie in Daylite mehrere Elemente markieren möchten, die in der Liste untereinander stehen, markieren Sie das oberste Element, halten die SHIFT-Taste gedrückt und markieren das letzte Element der gewünschten Auswahl. Alle Elemente die zwischen dem ersten & letzten Element liegen, werden automatisch mit markiert:

iOSXpert-CRM-Daylite-Shift

Die CMD-Taste
Sollten Sie mehrere Elemente markieren wollen, zwischen denen aber auch Elemente liegen, die Sie von der Auswahl ausschließen möchten – verwenden Sie die CMD-Taste. Markieren Sie das erste Element und halten die CMD-Taste so lange gedrückt, bis Sie alle gewünschten Elemente markiert haben:

iOSXpert-CRM-Daylite-CMD